Verschillende betaalprocessen voor zakelijke accounts

Bestudeer crediteurenadministraties in vijf verschillende bedrijven en u zult waarschijnlijk vijf verschillende manieren vinden om betalingen voor betalingen door leveranciers en werknemers af te handelen. Accounts betaalbare praktijken kunnen variëren van alles van matching-eisen tot tolerantieniveaus voor variantie-verwerking. Enkele algemeen aanvaarde principes definiëren de beschikbare kernmethoden. Door deze werkwijzen te begrijpen, kunnen managers bepalen welke crediteurenprocessen het meest geschikt zijn voor hun bedrijf.

Tweerichtingsovereenkomst

Het crediteurenverdrag in twee richtingen is het meest geschikt voor terugkerende betalingen. Een bestelling wordt geschreven voor een aantal betalingen voor een bepaald bedrag binnen een bepaald tijdsbestek. Er is geen ontvangstdocument vereist en alle facturen worden betaald wanneer ze worden gepresenteerd op of na de vervaldatum van de inkooporder en tot de totale waarde van de bestelling. Vaste maandelijkse betalingen zoals huur of geplande diensten zoals landschapsonderhoud zijn goede kandidaten voor deze methode.

Driewegmatch

Over het algemeen gebruikt voor fysiek geleverde goederen, vergelijkt een driewegmatch een factuur met een inkooporderovereenkomst en de goederen die daadwerkelijk zijn ontvangen. Als alle drie de items overeenkomen, wordt er een verplichting vastgelegd en wordt de betaling gepland binnen de betalingsdagen van de netto inkooporder. Als een bestelling bijvoorbeeld 100 stuks kost voor $ 10 per stuk, te betalen op 1 mei en een levering van 100 stuks wordt gedaan op 30 april met betalingsvoorwaarden van netto 30, zou een volgende factuur voor $ 1.000 worden gepland voor betaling op mei 31. Documenten die niet overeenkomen, worden afgewezen of vereisen speciale goedkeuring voor betalingsvarianten. Dit drievoudige verificatieproces is bedoeld om strenge betalingscontroles te bieden.

Vierwegmatch

Het vierwegs matchproces is hetzelfde als de drieweg-matchmethode, met de toegevoegde stap van materiaalinspectie. Zodra de goederen zijn aangekomen, worden ze geïnspecteerd om de overeenstemming met de specificaties van de inkooporder te bevestigen. Als goederen door de inspectie gaan, worden de factuur-, inkoop-, ontvangst- en inspectiedocumenten vergeleken voor de betalingsverwerking binnen de netto betalingsvoorwaarden. Dit is het meest tijdrovende van alle crediteurenprocessen en moet alleen worden gebruikt als strikte inspectieverificatie noodzakelijk is.

Betaal op ontvangst binnen netto voorwaarden

Het basisprincipe van pay on receipt binnen netto-voorwaarden bepaalt de kooporder tussen twee partijen als betaaldocument; daarom is afstemming van facturen niet vereist. Zodra het product is ontvangen, wordt een automatische aansprakelijkheid voor crediteurenadministratie vastgelegd en gepland voor betaling binnen netto termijnen rechtstreeks vanuit de bestelling. Omdat facturen niet worden gebruikt voor verificatie van eenheidsprijzen, is het absoluut noodzakelijk dat er strenge kwaliteitscontroles zijn bij het schrijven van de bestelling, omdat de betaling wordt gepland tegen de exacte prijs in de koopovereenkomst.

Geen overeenkomst met goedgekeurde factuurbetaling

Voor ad hoc factuurbetalingen of werknemersvergoedingen zetten veel bedrijven een methode zonder match in die alleen de juiste handtekeningautoriteit vereist om een ​​factuur voor betaling binnen de vermelde voorwaarden te loggen. Voorbeelden van dit soort betalingen zijn reisvergoedingen voor werknemers of facturen die door een consultant worden voorgelegd voor een eerste vergadering. Dit open beleid vereist strikte controle van de handtekening om het risico van frauduleuze betalingen te voorkomen.

Tolerantie en betalingsverwerking

Naast matching kunnen er andere crediteurenprocessen worden ingesteld om toleranties in te stellen voor het verwerken van varianties in eenheidskosten, hoeveelheid en vervaldatums. Zo kunnen kwantiteitsbewijstoleranties zodanig worden ingesteld dat een afwijking van 10 procent mogelijk is, waardoor een betaling van 110 stuks mogelijk is tegen een inkooporder die oorspronkelijk is geschreven voor levering van een hoeveelheid van 100. Vergelijkbare toleranties kunnen worden geschreven voor leverdatum of kostenvariaties - of combinatie van toleranties of matching policies geschikt voor een bepaald bedrijf.