Hoe een Business Issue tijdlijn te documenteren

Documentatie is een belangrijk onderdeel van elk bedrijf. Vragen en problemen doen zich altijd voor en het is nuttig om papierwerk te hebben, zoals aanmeldings- en uitcheckformulieren, incidentrapporten en andere soorten dagelijkse operatiestructuren om eventuele toekomstige problemen te ondersteunen. Als een incident resulteert in een rechtszaak, komt een project van het spoor of een softwareprogramma in ontwikkeling mislukt een test, het maken van een tijdlijn met documentatie is onderdeel van de procedure voor het analyseren van de oorzaak.

Analyse van bronoorzaken

Wanneer een probleem optreedt, is dit mogelijk slechts een symptoom van het echte probleem. Analyse van worteloorzaken is een methode om een ​​probleem op te lossen en terug te gaan in de tijd en het proces om te achterhalen wat een reeks gebeurtenissen heeft veroorzaakt die tot het probleem hebben geleid. De analyse van de worteloorzaak ontwikkelt een tijdlijn door het onderzoek van oorzaak en gevolg, te beginnen met de kwestie die moet worden onderzocht.

Wat is er gebeurd?

Begin met het zichtbare probleem, dat kan worden beschouwd als een symptoom van de oorzaak. Een volledige gedetailleerde beschrijving van het probleem in termen van fysieke, menselijke en operationele elementen kan een plek onthullen om op zoek te gaan naar de oorzaak van het probleem. Draag deze drie elementen in uw tijdlijn en maak aantekeningen met betrekking tot de mogelijke oorzaken van de rol van elk element in het probleem dat wordt onderzocht. Een duidelijke oorzaak kan zonder verdere analyse worden bepaald, maar als dat niet het geval is, zorgt het doorgeven van de oorzaak-en-gevolg-relatie voor elk element in de tijd totdat de oorzaak is onthuld ervoor dat u geen bijzaak mist die mogelijk heeft bijgedragen.

Waarom gebeurde het?

Documenteer de datum, tijd en beschrijving van elke fysieke, menselijke of organisatorische factor die tot het probleem heeft geleid. Bepaal precies wat voorafging aan het probleem in termen van fysieke oorzaken, zoals het falen van een levering, de onbeschikbaarheid van een sleutelmachine of de storing van een belangrijk computerprogramma. Bekijk vervolgens hoe menselijke betrokkenheid in de kwestie tot uiting kwam. Als een project bijvoorbeeld niet goed werkt, kan het zijn dat de deelnemer afwezig is, dat de informatie te laat is verstrekt of dat iemand een fout heeft gemaakt. Controleer of er organisatorische oorzaken zijn die hebben bijgedragen aan het probleem, zoals een wijziging in het beleid, vertragingen of misverstanden die zijn veroorzaakt door een fout in de hiërarchische communicatie.

Wat is de oorzaak?

Misschien moet je je analyse verschillende oorzaken en gevolgen terugvoeren voordat je de echte boosdoener vindt. U kunt ook zien dat een aantal bijzaken met fysieke, menselijke of operationele problemen heeft bijgedragen aan de kwestie die in behandeling is. Het documenteren van elke instantie in uw tijdlijn en het verzamelen van papierwerk dat is gekoppeld aan die instantie, zal een basis vormen voor uw beslissing over wat het probleem zal oplossen en hoe u de oplossing kunt maken. Een foutieve beslissing tijdens een beleidsplanningsessie kan in de loop van de tijd geleid hebben tot de kwestie die u aan het onderzoeken bent, en uw tijdlijn biedt een routekaart voor het corrigeren van de effecten van de verkeerde beslissing sinds deze is gemaakt.