Uitleg van Key Performance Indicators

Computerapplicaties gebruiken een Key Performance Indicator (KPI) om bedrijfs- of werknemersprestaties te meten. Een toepassing houdt bijvoorbeeld de totale verkoop- en klanttevredenheidsgegevens van uw bedrijf bij die de huidige bedrijfsactiviteit weerspiegelen. Op basis van criteria die door het management zijn vastgesteld, vergelijkt de software KPI's, bekend als statusindicatoren of scorekaarten, met bedrijfsdoelen om het succes te meten. Dit biedt een snelle en geautomatiseerde evaluatie van de huidige prestaties.

Geschiedenis

Voordat computers KPI's analyseerden, hebben medewerkers gegevens beoordeeld om de bedrijfsprestaties te evalueren. Vervolgens presenteerden ze een samenvattend rapport aan managers, die beslissingen over verouderde informatie konden baseren. Daarom hadden managers behoefte aan actuele analyses om beter geïnformeerde beslissingen te nemen. Met de trend naar business intelligence (BI), een geautomatiseerde methode om zakelijke beslissingen te verbeteren, ontwikkelden KPI's zich tot de componenten van een eenvoudig te begrijpen weergave van grafische informatie.

Hoe KPI's werken

Uw bedrijf kan meerdere gegevensbronnen gebruiken, zoals een spreadsheet, databaseserver of gegevensinvoer om KPI-informatie te verzamelen. Een dashboard, een computerscherm dat de grafische status voor meerdere KPI's weergeeft, geeft een momentopname van de huidige prestaties. Het dashboard toont verkeerslichtpictogrammen of andere grafische afbeeldingen die de KPI-status vertegenwoordigen. Een groen verkeerslichtpictogram geeft bijvoorbeeld aan dat de klanttevredenheid de verwachte prestaties overschrijdt. Als u op de status van een KPI klikt, wordt bovendien gedetailleerde informatie weergegeven, een proces dat 'drill down' wordt genoemd.

Voorwaarden en kenmerken

KPI's moeten aan de volgende voorwaarden voldoen: haalbaar, specifiek, meetbaar en resultaatgericht. De manager, die verantwoordelijk is voor de uitkomst van een KPI, bepaalt welke KPI's moeten worden gebruikt op basis van bedrijfsdoelstellingen. Elke KPI is gemakkelijk te begrijpen en de status ervan leidt tot managementactie. Managers moeten echter periodiek KPI's beoordelen om ervoor te zorgen dat ze blijven voldoen aan de meetvereisten.

Voordelen

Dashboard-applicaties stellen gebruikers in staat om prestatieberekeningen aan te passen en waarschuwingen in te stellen op basis van slechte prestaties. Een verkeerslichtpictogram wordt bijvoorbeeld "rood" wanneer een KPI onder de projectie staat. Dit helpt alle partijen samenwerken om prestatieproblemen op te lossen als ze zich voordoen. De totale verkoop voor de week bijvoorbeeld schiet tekort in een verkoopregio en genereert een KPI-melding. Bovendien daalt de KPI voor de aanwezigheid van verkoopmedewerkers in die regio tijdens dezelfde week en produceert een andere waarschuwing. Daarom wijst het management tijdelijk verkooppersoneel toe aan de onrustige verkoopregio.

overwegingen

Grote organisaties maken doorgaans gebruik van business intelligence-software met een dashboardcomponent. Er zijn echter stand-alone dashboardtoepassingen beschikbaar voor kleine bedrijven. Software moet gegevensconnectiviteit bieden voor toegang tot meerdere gegevensbronnen die KPI-informatie leveren. Daarnaast moet een dashboard de mogelijkheid bieden om ad hoc-query's en rapporten tegen gegevensbronnen te maken om trends en anomalieën te ontdekken, zoals wanneer de verkoop van een product verdampt in één verkoopregio.