Hoe u uw medewerkers op de juiste manier kunt laten ponsen

Uw bedrijf heeft toegang tot de vereiste technologie en mensen om fouten in de loonlijst te voorkomen. Investeren in de processen en materialen die nodig zijn om uren nauwkeurig te houden, bespaart later verwarring rondom uren en voorkomt overbetalingen en onderbetalingen aan het personeel. De initiële investering van software, training van het personeel en verificatiemethoden zorgen ervoor dat medewerkers correct instemmen en dat er later geen hoofdpijn optreedt.

Technologie

Webgebaseerde tijdkloktoepassingen maken het gemakkelijker voor mobiele werknemers om in en uit te klokken. Software zoals Xora speelt zich af op de locatie van de werknemer wanneer deze inblijft en gedurende hun hele werkdag. Voor een mobiele verkoop- of reparatiekracht die binnen enkele ogenblikken moet worden verzonden, heeft dit het extra voordeel dat er wordt nagerekend op welke medewerker het dichtst bij een gesprek staat. Elke incorrecte boeking van de boeking is bijna onmiddellijk duidelijk in plaats van aan het einde van een betaalperiode in een traditioneel papieren urenregistratiesysteem. De bureaubladtoepassing yaTimer is een bureaubladtoepassing op de computer die voortdurend zichtbaar is op de werkplekcomputers en herinnert werknemers eraan tijd productief te gebruiken.

Opleiding

Een manier om uw medewerkers op de juiste manier aan te zetten is door ze te trainen om dit te doen. Als onderdeel van de algemene oriëntatie van de medewerker maken medewerkers kennis met het tijdkloksysteem en doen ze een aantal droge runs. Oefenen op het systeem voorkomt fouten, waaronder een medewerker die denkt dat hij is ingegooid of wanneer die actie niet in het systeem is vastgelegd. Dit kan ertoe leiden dat er geen uren of extra uren worden geregistreerd voor de werknemer.

Verantwoordelijkheid van de supervisor

In grote organisaties hebben senior-medewerkers de taak om de tijd van de medewerkers vast te leggen. Verantwoordelijkheid nemen uit de handen van individuele werknemers en deze in de handen van een ervaren en vertrouwde toezichthouder plaatsen, kan het aantal fouten verminderen. Het gebruik van leidinggevend personeel om alle uren dubbel te controleren is een andere optie; als de tijdklok op software is gebaseerd en werknemers zich in en uit elke dienst moeten aanmelden, kan een vastgesteld systeem waarbij de supervisor ter plekke de nauwkeurigheid controleert, de uren van de loonlijst in de hand houden.

Toegankelijke instructies

Zelfs de meest vlijtige werknemers kunnen vergeten hoe ze een tijdregistratiesysteem moeten gebruiken, vooral als het occasionele of oproepende werknemers zijn die slechts af en toe in ploegendienst aankomen. Door een spiekbriefje met instructies beschikbaar te hebben in de buurt van het apparaat dat is gebruikt om in te ponsen, kunnen ze hun uren correct registreren. Online referentiemateriaal waarmee werknemers de vereiste stappen kunnen bekijken voordat ze voor hun werk rapporteren of wanneer de spiekbrief ontbreekt, is een andere manier om ervoor te zorgen dat werknemers over de gereedschappen beschikken die ze nodig hebben om op de juiste manier in te kloppen.