Richtlijnen voor het schrijven van beleid en procedures

Beleid en procedures, of richtlijnen die zijn opgesteld om langetermijndoelen te plannen, zijn gemaakt om de consistentie in het bedrijfsleven te meten. Goed geschreven beleid en procedures richten zich niet alleen op de vraag of het bedrijf voldoet aan de staats- en federale richtlijnen, maar bespreekt ook hoe het bedrijf moet worden beheerd, met de nadruk op het beheren van risico's en het verbeteren van de manier waarop zaken worden gedaan. In het bijzonder standaardiseren beleid en procedures bepaalde activiteiten voor conformiteit en verduidelijken ze de communicatie met werknemers.

Focus

Bepaal in de documentatieplanning de focus. Voorkom het maken van beleid en procedures voor elke stap in een afdeling, zoals hoe u de telefoon opneemt. Werk in plaats daarvan in fasen en selecteer die afdelingen en hun processen die het belangrijkst zijn voor het bedrijf, zoals hoe u uw klantvoorraad bijhoudt. Controleer of de processen die u documenteert, procedures hebben die als goed ingeburgerd worden beschouwd. Geef prioriteit aan elk proces op basis van de betekenis ervan en ga verder met elke afdeling totdat u het einde van deze fase hebt bereikt.

Inhoud

Succesvolle documentatie moet een standaardtekst bovenaan bevatten met het doel en de reikwijdte van het proces, identificatie van verantwoordelijke afdelingen en definities voor sleutelbegrippen. Ook nodig zijn metingen die de uitkomsten en processen beoordelen, plus eventuele verwijzingen naar andere documenten of toepasselijke wet- en regelgeving. Neem ook formulieren op die relevant zijn voor de geschetste processen, zoals inventarisformulieren, klantinformatieformulieren of andere documenten.

Fouten vermijden

Voorkom fouten bij het documenteren van beleid en procedures door zich te houden aan de zeven C's: context, consistentie, volledigheid, controle, naleving, correctheid en duidelijkheid, volgens Work.com's 'Gids voor schrijfbeleid en -procedures'. Context, of wat is vervat in het document moet duidelijk beschrijven wat de processen zijn en hoe ze uit te voeren. Consistentie helpt bij het maken van een standaardmanier om het beleid en de procedures te schrijven. In termen van volledigheid moeten het beleid en de procedures de processen logisch uitleggen zonder hiaten in de informatie. Controle betekent dat u metingen moet opsommen die bepalen of een proces effectief wordt uitgevoerd. Conformiteitskwesties, of richtlijnen volgens nationale en federale regels, moeten betrekking hebben op de relevante regels waarvoor ze zijn geschreven. Ten slotte moeten de documenten grammaticaal correct en beknopt zijn.

Verbetering

U kunt geld besparen en de productiviteit verbeteren door beleid en procedures te creëren voor voortdurende verbetering. Verouderde documentatie belemmert uw vermogen om probleemgebieden aan te pakken. Vergelijk documentatie op een eenvoudige manier met de huidige processen en werk de documentatie bij met dynamische veranderingen.