Effectieve voorstelvergaderingen

Effectieve voorstellenvergaderingen kunnen de hoekstenen worden van zakelijk succes op lange termijn. De meest succesvolle vergaderingen verduidelijken details, beantwoorden vragen, lossen openstaande zorgen op en verplaatsen de voorstellen. Om het goed te doen, moet je de juiste mix van informatie, expertise en panache combineren om een ​​effectieve, positieve ervaring te creëren voor zowel de presentator als de aanwezigen.

Begin met een solide voorstel

Een effectieve voorstelvergadering begint met een solide verkoopvoorstel. Zorg ervoor dat uw voorstel niet alleen duidelijk en goed geschreven is, maar ook dat het de doelstellingen en doelen van de klant grondig behandelt. Een voorstel is meestal een verkoopdocument van zes tot acht pagina's. Bespreek het probleem, de kwestie of het werk volledig, definieer waarom u de best gekwalificeerde bent en waarom uw aanpak superieur is aan de concurrentie, en geef aan hoe u uw missie wilt uitvoeren. Als uw voorstel op een van deze gebieden mislukt, kunt u uw doelgroep verliest voordat u aan het onderwerp prijszetting begint, dat zich meestal aan het einde van de dag bevindt. Maak je huiswerk, bekijk feiten en cijfers en zorg ervoor dat je goed bekend bent met de behoeften van je klanten, zelfs als dit een terugroepactie is op een eerder ingediend voorstel.

Hou het simpel

Eenvoudige visuele hulpmiddelen zoals grafieken, dia's en afbeeldingen kunnen een blijvende indruk op uw publiek maken en de effectiviteit van elke voorstelvergadering verhogen. Consistent gebruik van kleur, lettertypen en relevante illustraties zijn essentiële elementen voor effectieve diapresentaties. Eenvoudige, op afbeeldingen gebaseerde dia's of dia's met zinnen die uit 10 of minder woorden bestaan, kunnen uw doelgroep helpen de informatie die u presenteert beter te begrijpen. Om het simpel te houden en de effectiviteit van visuele hulpmiddelen te vergroten, beveelt de Mind Tools-website het gebruik van dia's of andere visuele hulpmiddelen aan die een kijker maximaal drie seconden nodig hebben om mentaal te verwerken.

Oefening baart kunst

Houd het presentatiegedeelte van de voorstelvergadering kort en to the point. Houd een agenda bij die je bijblijft en onderwerp blijft. Het houden van oefensessies om problemen met flow of het tempo van de presentatie te corrigeren, is vooral belangrijk als je een nerveus type bent of als dit je eerste voorstelbijeenkomst is. Bepaal van tevoren hoe om te gaan met onderbrekingen zoals vragen die aanwezigen hebben tijdens de presentatie van het voorstel. Als u een partner hebt, kunt u uw partner bijvoorbeeld vragen laten vastleggen op een notitiebord op een parkeerplaats. Als u de vergadering alleen leidt, laat u de aanwezigen weten dat u na de presentatie vragen gaat stellen en deelnemers vraagt ​​vragen die zij tijdens de vergadering hebben op te schrijven.

Richt de olifant toe

Er is altijd een kans dat een voorstelvergadering niet zoals gepland verloopt, ongeacht hoe goed uw voorstel is geschreven en grondig is en het maakt niet uit hoeveel u oefent. Deelnemers kunnen moeilijke vragen stellen of zelfs uw voorstel bekritiseren. Je zult misschien merken dat de aanwezigen ondanks je beste inspanningen niet boeiend zijn. Als er iets misgaat of gewoon niet goed voelt, roep het dan uit in plaats van te proberen door te gaan, wat de zaken alleen maar erger kan maken. Identificeer en richt olifanten in de vergaderruimte. Als u vragen krijgt die u niet kunt beantwoorden, geef dit dan aan en laat het publiek weten dat u een antwoord krijgt en geef een tijdschema op om terug te gaan naar de vraagsteller. Handhaaf een rustige, professionele houding maar pak kritiek en uitdagingen direct aan.