Wat is de oorzaak van het onevenwicht van de proefbalans?

Een proefbalans maakt deel uit van de boekhoudcyclus. Als de proefbalans gelijk is, kan de boekhouder of boekhouder doorgaan naar de volgende stap van het boekhoudproces. Maar als er een probleem wordt ontdekt met de proefbalans, is het vinden van de fout noodzakelijk om vooruit te komen in het proces.

Wat is een proefbalans?

De proefbalans is de eerste poging om de boeken van een bedrijf aan het einde van een boekhoudperiode in balans te brengen. Zoals hierboven vermeld, maakt de proefbalans deel uit van de boekhoudcyclus en de juiste volgorde van boekhoudprocedures. Deze wordt samengesteld nadat alle algemene journaalboekingen in het grootboek zijn geboekt en die totalen zijn berekend. Als er bijvoorbeeld 12 algemene journaalboekingen met contant geld zijn, moeten er 12 grootboekboekingen met contant geld zijn. De eindwaarde voor het grootboek is het bedrag dat is opgenomen in de proefbalans.

Debits en Credits

De proefbalans heeft twee kanten, de debetzijde en de creditkant. Debiteringen omvatten rekeningen zoals activarekeningen en onkostenrekeningen. Credits zijn rekeningen zoals inkomsten, eigen vermogen en verplichtingen. De kasrekening is bijvoorbeeld een activarekening en staat aan de debetzijde, terwijl crediteur een verplichting is en daarom aan de creditkant zou worden geplaatst. De debetzijde en de creditzijde moeten in evenwicht zijn, wat betekent dat de waarde van de debiteringen gelijk moet zijn aan de waarde van de credits. Een proefbalans zal niet in evenwicht zijn als beide partijen niet gelijk zijn, en de reden moet worden onderzocht en gecorrigeerd.

Oorzaken van een onevenwichtige proefbalans

Een proefbalans kan om verschillende redenen mogelijk niet in evenwicht zijn. Als u bijvoorbeeld cijfers hebt getransponeerd tijdens het posten van het algemene dagboek naar het grootboek, of van het grootboek naar de proefbalans, kan dit ertoe leiden dat het proefsaldo niet gelijk is. Als je een wiskundige fout hebt gemaakt, kan dit ook een probleem veroorzaken. Of misschien heeft u iets gecrediteerd dat had moeten worden gedebiteerd of omgekeerd, of u paste een transactie toe op het verkeerde account. Als u $ 500 aan kantoorbenodigdheden hebt gekocht met uw creditcard maar per ongeluk hebt gepost als een contante transactie, zal dit uw proefbalans afstoten.

Hoe de fout te vinden

Als het bedrag aanzienlijk is, begint u met de grotere transacties die tijdens de maand zijn verricht en zorgt u ervoor dat er geen cijfers zijn overgezet en dat de transactie is toegepast op de juiste grootboekrekening. Een truc voor het controleren van een transpositiefout is 9 delen. Als het verschil tussen beide zijden deelbaar is door 9. Dus als de debetzijde gelijk is aan $ 4.585 en de creditzijde gelijk is aan $ 4.855, bestaat de kans dat het een transpositionaire fout is sinds de verschil ($ 270) is deelbaar door 9. Als dat uitcheckt, herbereken de grootboeken met de meeste transacties, wat voor de meeste bedrijven geld en verkopen is. Als het bedrag een even getal is - bijvoorbeeld $ 500 - controleer dan of er een transactie voor dat bedrag heeft plaatsgevonden en of het juist is geboekt.

Als al het andere faalt ...

U moet elke transactie doorlopen, te beginnen met de journaalboekingen en ervoor zorgen dat ze correct in de grootboeken zijn geboekt, en vervolgens de grootboektegoeden controleren en ervoor zorgen dat deze correct in het evaluatiesaldo zijn geplaatst.

Belangrijk om op te merken:

Een onevenwichtige proefbalans wijst absoluut op een probleem. Maar omdat een proefbalans aan beide kanten gelijk is, betekent dat niet dat er geen fouten zijn. Het is belangrijk dat zorg en detail worden gebruikt bij het voltooien van deze financiële transacties, omdat de bedrijfsresultaten afhankelijk zijn van wat de boeken erover zeggen.