Verborgen items verbergen in Outlook 2010

Outlook e-mail slaat alle verzonden e-mailberichten op in de map Verzonden items. Deze e-mails kunnen worden verwijderd, maar ze kunnen niet gemakkelijk worden verborgen. Om verzonden e-mails minder duidelijk te maken, kunnen ze worden verplaatst naar een submap van de map Verzonden items of naar een andere map of submap. Een veiliger methode is om verzonden e-mails naar een afzonderlijk gegevensbestand te exporteren.

E-mail exporteren naar een afzonderlijk gegevensbestand

Outlook slaat e-mails op in een gegevensbestand met de extensie PST. Voor archivering, back-up of vertrouwelijkheid kunnen e-mails naar een afzonderlijk bestand worden gekopieerd. Selecteer het tabblad 'Bestand', vervolgens 'Openen en exporteren' en selecteer 'Importeren / exporteren'. Kies "Exporteren naar een bestand" en klik op "Volgende". Selecteer "Outlook-gegevensbestand (.pst)." Nu kunt u de map kiezen om te exporteren, naar specifieke e-mails filteren en de naam en locatie van het nieuwe gegevensbestand opgeven. U kunt ook wachtwoordbeveiliging toevoegen. De locatie kan overal op de computer of op een USB-geheugenstick staan.

Overwegingen bij het exporteren naar een gegevensbestand

Als u e-mailberichten exporteert, worden de originelen niet verwijderd. Deze moeten afzonderlijk worden verwijderd. U moet controleren of de export werkte voordat u de originelen wist. Een PST-bestand moet worden toegevoegd aan Outlook om de e-mails te bekijken. Selecteer op het tabblad 'Bestand' de optie 'Info' en 'Accountinstellingen'. Klik vervolgens op het tabblad 'Gegevensbestanden' en 'Toevoegen'. Nadat u de e-mails hebt bekeken, kunt u het bestand uit de lijst met gegevensbestanden verwijderen en de map uit de lijst met mappen verwijderen.

Deze informatie is van toepassing op Outlook via POP-e-mail (het meest voorkomende type voor individuen en kleine bedrijven). Het is niet van toepassing op grotere kantoren die een Exchange Server of IMAP-service gebruiken.

Populaire Berichten