Hoe een bedrijfsprojectoplossingsplan te schrijven

Business case-documenten en projectplannen kunnen worden gebruikt om oplossingen voor verschillende zakelijke problemen te identificeren en voor te stellen. Het verschil is dat een businesscase-document een aantal mogelijke oplossingen voor een bedrijfsprobleem biedt, maar een projectplan één oplossing voorstelt. Omdat er doorgaans meer dan één manier is om een ​​bedrijfsprobleem op te lossen, kan een businesscase-document een goed startpunt zijn. Zodra de bedrijfseigenaar de beste oplossing heeft gekozen, kunnen vervolgens projectplannen worden ontwikkeld die actiestappen definiëren voor het oplossen van het probleem.

Probleemidentificatie en analyse

Identificeer de oorzaak en bijdragende factoren voor een probleem door een oorzaak-en-gevolg-analyse uit te voeren. Begin met een duidelijke, geschreven beschrijving van het probleem. Vermeld het exacte probleem, inclusief details zoals wie erbij betrokken is en wanneer en waar het voorkomt of zich voordoet. Duidelijkheid is essentieel om een ​​uitgebreid begrip van het probleem te ontwikkelen. Stel vervolgens vast en beschrijf hoe tastbare en ongrijpbare factoren zoals apparatuur, bedrijfsprocessen of attitudes kunnen bijdragen aan het probleem. Een probleem zoals een hoog personeelsverloop kan bijvoorbeeld te maken hebben met een algemene fout bij het aannemen van het juiste type persoon voor de baan. Ontoereikende HR-training, ineffectieve vaardigheidstests en communicatieknelpunten tussen afdelingsmanagers en HR kunnen allemaal een rol spelen.

Brainstorm mogelijke oplossingen

De meeste bedrijfsproblemen hebben talloze oplossingsmogelijkheden. In deze ontwikkelingsfase van een projectoplossingsplan moet u ze allemaal identificeren en onderzoeken. Begin met brainstormen om een ​​lijst met mogelijke oplossingsopties te maken, elk met een geïdentificeerde bijdragende factor. Beschrijf elke optie zo gedetailleerd mogelijk. Mogelijke oplossingen om bijvoorbeeld het hoge personeelsverloop te verminderen, zijn bijvoorbeeld het opzetten van een formele HR-afdeling of aanvullende training om de ondernemer of andere werknemers die momenteel verantwoordelijk zijn voor het interviewen en aannemen van nieuwe werknemers te ondersteunen. Het implementeren van geautomatiseerde testprocedures voor vaardigheden of het ontwikkelen van een communicatieprotocol voor HR- en afdelingsmanagers zijn aanvullende alternatieve oplossingen.

Analyseren en prioriteiten stellen

Voer een kosten-batenanalyse uit voor elke mogelijke oplossing en prioriteer vervolgens elke oplossing op basis van de manier waarop het probleem op de meest kosteneffectieve manier wordt opgelost. De kosten-batenanalyse voor elke oplossing moet een volledige kostenraming, financiële en immateriële baten-projecties bevatten en een schatting of tijdschema voor wanneer verwacht kan worden dat de oplossing zijn vruchten afwerpt. Hoewel het onwaarschijnlijk is, is het mogelijk dat de meest kosteneffectieve oplossing is om op dit moment geen actie te ondernemen. Dit hangt af van de ernst van het probleem en het potentiële langetermijneffect op de bedrijfsefficiëntie en winstgevendheid.

Maak een projectplan

De laatste stap bij het schrijven van een bedrijfsoplossingenplan is om een ​​oplossing te kiezen en een projectplan te maken. Een grondig oplossingsplan bevat projectdoelen, een lijst met te leveren prestaties om de projectdoelen te behalen en een planning of tijdlijn voor het voltooien van het project. Ondersteunende documentatie zoals personeels- en resourcevereisten, een projectcommunicatiestrategie en een risico-identificatie- en -beheerplan moeten ook worden gecreëerd en opgenomen in het projectplan.