Een intern memorandum opstellen

Interne memoranda bieden uw medewerkers en managers informatie over projecten, doelen, deadlines, problemen en andere onderwerpen. Als u verwacht dat uw memo wordt gelezen, is het belangrijk om zo bondig mogelijk te schrijven en het doel van de memo duidelijk te identificeren. Een snelle herziening van de memostructuur zorgt ervoor dat uw memo duidelijk en beknopt is.

titel

De kop bevat de datum, geeft de namen van de ontvangers weer, geeft uw naam op en geeft een korte beschrijving van het onderwerp. Plaats elk van deze items op afzonderlijke regels. "Aan:" gaat vooraf aan de lijst met ontvangers, "Van:" gaat vooraf aan uw naam, "Datum:" gaat vooraf aan de datum en "Onderwerp:" gaat vooraf aan de onderwerpbeschrijving. Het belangrijkste deel van de kop is het onderwerp. Lezers moeten snel begrijpen welke informatie of instructies in de hoofdtekst van de memo zitten door de onderwerpregel te lezen. Een goede onderwerpregel beschrijft het doel van de memo in zo min mogelijk woorden.

Invoering

De inleiding geeft wat achtergrondinformatie over het onderwerp dat u in de hoofdtekst van de notitie zult bespreken. Hoewel het onderwerp een onderwerp is dat u goed kent, hebben uw ontvangers wellicht aanvullende informatie nodig, vooral als ze niet direct betrokken zijn bij het project. Leg de reden voor de memo kort uit in een paragraaf met twee of drie zinnen. Het doel van de introductie is ervoor te zorgen dat de ontvangers precies begrijpen wat er wordt besproken en waarom ze de memo hebben ontvangen.

Lichaam

In de hoofdtekst van de notitie wordt het onderwerp in de onderwerpregel in detail uitgelegd. Als het doel van de notitie is om ontvangers bij te werken over de status van een project, kunt u in het kort het doel van het project uitleggen en een lijst maken van alle items die zijn voltooid en die niet voltooid zijn. Als u goedkeuring nodig hebt om door te gaan met een taak of opdracht, moet de instantie informatie bevatten die precies uitlegt wat u van plan bent te doen, wanneer u van plan bent om het te doen en hoe u van plan bent om het te doen. Vermijd het toevoegen van onbeduidende details. De notitie moet alleen de informatie bevatten die lezers nodig hebben om de situatie te begrijpen of een beslissing te nemen.

Conclusie

De conclusie legt uit welke actie ontvangers willen uitvoeren na het lezen van de memo. U kunt vragen om input, een beslissing of ontvangers uitnodigen voor een vergadering om het onderwerp te bespreken. De conclusie moet informatie bevatten over hoe u contact met u kunt opnemen. Neem meer dan één contactmethode op, zoals uw telefoonnummer en uw e-mailadres. Als er een deadline is voor antwoorden op de memo, is het belangrijk om ook deze informatie te noteren.