Typen organisatiestructuur in Office-beheer

Verschillende kleine bedrijven gebruiken verschillende organisatiestructuren om functies voor kantoorbeheer uit te voeren, vaak op basis van de voorkeur van de eigenaar. Sommige bedrijfseigenaren behandelen alle uitvoerende functies. Voor een klein bedrijf met meer dan één eigenaar kunnen de verantwoordelijkheden van het kantoor worden gedeeld door expertise of een functioneel gebied. Ongeacht hoe u uw kantoor organiseert, het is belangrijk dat u functieomschrijvingen hebt geschreven, zodat werknemers weten wat er van elke medewerker wordt verwacht en wie de uiteindelijke zeggenschap heeft bij beslissingen.

Organisatiestructuur

Een organisatiestructuur is een groep werknemers van een bedrijf die de functie van elke werknemer afbakent, superieur en ondergeschikt. Een organigram begint met een lijst met de chief executive officer bovenaan en vervolgens alle mensen onder hem op naam en titel. Een CEO kan meerdere leidinggevenden hebben die rechtstreeks aan hem rapporteren en die op de kaart staan ​​vermeld, verbonden door rechte lijnen. Deze werknemers kunnen de chief financial officer, directeur marketing en chief operating officer zijn. Hoewel alle werknemers van het bedrijf werken onder de CEO, verbindt een organigram elke medewerker alleen met zijn directe rapporten. Onder de CFO kan de grafiek bijvoorbeeld de directeur personeelszaken en boekhoudkundig personeel tonen. Op afdelingen waar meerdere werknemers dezelfde functie uitoefenen, zoals verkoop of productie, worden werknemers weergegeven op titel of functie, niet op naam.

Vlak

Een zeer klein bedrijf met minder dan 20 werknemers zou een platte organisatiestructuur kunnen gebruiken, waarbij alle managementfuncties rechtstreeks aan de eigenaar rapporteren. Een voorbeeld is een restaurant waar de chef, de manager van de eetkamer, de boekhouder en de barman rechtstreeks aan de eigenaar rapporteren. Hoewel de manager van het restaurant gezag heeft over het bedienend personeel en de chef-kok andere koks beheert, heeft de eigenaar vaak direct contact met elk personeelslid.

afdeling

Sommige bedrijven organiseren hun kantoren op afdeling of functie en elk afdelingshoofd rapporteert mogelijk rechtstreeks aan de eigenaar van het bedrijf. Afdelingen kunnen verkoop, marketing, accounting, human resources, IT en productie omvatten. Een dergelijke structuur heeft misschien geen managementlaag, zoals een COO en CFO, tussen de eigenaar en de afdelingshoofden. In kleine bedrijven met meerdere eigenaren splitsen de eigenaren deze taken vaak op basis van hun expertisegebied.

geografisch

Als een bedrijf meerdere locaties heeft, kan de eigenaar besluiten om van elke eenheid een zelfstandig bedrijf te maken, waarbij sommige services en kosten worden gedeeld met het bedrijf. Elke eenheid kan verantwoordelijk zijn voor haar eigen personeels- en ontslagneming, boekhouding, onderhoud en andere functies. De units delen mogelijk enkele kosten, zoals marketing en inkoop, of ze kunnen werknemers delen, zoals een accountant die de boeken voor elke eenheid doet.

Artikel

Als een bedrijf verschillende afzonderlijke producten of services heeft, kan het kantoor in die zin zijn georganiseerd. Een recreatiefaciliteiten kan bijvoorbeeld grote tennis-, zwem- en golfprogramma's hebben, zodat het kantoor in die drie divisies kan worden onderverdeeld. Elke afdeling is verantwoordelijk voor een deel van zijn administratie, zoals personeel en marketing, maar deelt andere functies, zoals boekhouding en onderhoud van faciliteiten. Een schoeiselbedrijf heeft mogelijk een eigen kantooradministratie voor dames-, heren- en kinderafdelingen. Een advocatenkantoor kan worden opgesplitst per oefengebied, waarbij elke afdeling wordt geleid door een directeur die dezelfde positie heeft in het organigram van het bedrijf.