Typen Management Software om te helpen bij het coördineren van veel mensen op één project

Een enkel project kan honderden taken vertegenwoordigen. Het beheer van al deze taken tot en met de voltooiing vereist zorgvuldige coördinatie van planningen en middelen. Projectmanagementsoftware biedt de tools die nodig zijn om met succes door al die coördinatie te navigeren. Beschikbare software-opties omvatten computer-, server- en internetgebaseerde applicaties. Het selecteren van de beste optie voor een bepaald project hangt niet alleen af ​​van de vereisten van het project, maar ook van het aantal projecten en projectmanagers, of PM's, op de werkplek die baat zouden hebben bij het gebruik van de applicatie.

Softwaremogelijkheden

De meeste projectmanagers vertrouwen op software die op zijn minst Gantt-diagrammogelijkheden biedt. Gantt-diagrammen koppelen coördinatiegegevens zoals mijlpalen, taken en bronnen. Agendaweergaven bieden een snel overzicht van de duur van elke taak in dagen, weken of maanden en geven de status weer op basis van het percentage dat voltooid is. De PM kan zien of bronnen overbelast zijn, taken elkaar overlappen of er andere problemen zijn die een risico kunnen vormen voor een succesvolle voltooiing van het project. Microsoft Project is de meest bekende projectbeheersoftware. Gantt-diagramfuncties zijn ook beschikbaar in andere Microsoft-toepassingen, zoals Excel en Visio, maar Microsoft Project bevat extra functies, zoals synchronisatie met Outlook en SharePoint voor het bijhouden van afspraken en het delen van bestanden.

Desktop Software

Professionele projectbeheersoftware zoals Microsoft Project kan direct op de computer van een PM worden geïnstalleerd. Meestal wordt de software gekocht door de werkgever van de PM en gelicentieerd voor het gebruik van elke medewerker. Deze aanpak kan worden gebruikt bij het coördineren van een groot aantal mensen in een enkel project. Op basis van de aard van het project en het aantal collega's dat mogelijk projectplannen moet bekijken, kan het projectschema op een documentbeheerserver worden gepost voor toegang en beoordeling van teamleden. Door deze aanpak te gebruiken, kan één PM de projectplanning beheren, terwijl het documentbeheersysteem projectteamleden voorziet van een zicht op hun werkopdrachten, taken en vervaldatums.

Open source software

Open source software biedt PM's met een beperkt budget een gratis oplossing voor het gebruik van projectbeheersoftware. Open source-software wordt gemaakt door ontwikkelaars van over de hele wereld en PM's kunnen open source-websites bezoeken om de software rechtstreeks te downloaden. Hoewel open source-software gratis is, moet een bedrijf dat deze optie overweegt, rekening houden met de aard van het project en de software evalueren om te controleren of het voldoet aan de vereisten voor veiligheid op het werk. Als de software gedurende langere tijd wordt gebruikt, is het belangrijk om beveiligingspatches te onderzoeken ter ondersteuning van informatietechnologie-nalevingsvereisten. Momenteel beschikbare open source-opties voor PM's zijn onder andere ProjectPier, TaskJuggler en Todoyu.

Software als een service

Een alternatieve optie voor het downloaden van projectbeheersoftware is het gebruik van online applicaties via een software-as-a-service of SAAS-model. SAAS-software wordt gebruikt op basis van een abonnement en toegankelijk via het netwerk van het softwarebedrijf. Een PM heeft de mogelijkheid om in te schrijven op maandelijkse basis of jaarlijks. Met deze aanpak kan de PM een vast maandelijks abonnement betalen zonder dat een contract nodig is. Microsoft biedt deze optie voor haar Microsoft Project-software. Basecamp, Intuit QuickBase, FogBugz, Huddle en Clarizen Work Management Solutions bieden ook SAAS-projectmanagementtoepassingen.

Server-gebaseerde oplossingen

Servergebaseerde softwareoplossingen bieden een ander alternatief voor directe desktopsoftwaredownloads. Servergebaseerde oplossingen bevinden zich in de computerruimte van uw werkplek en worden beheerd door de afdeling informatietechnologie. In een situatie waarin meerdere, niet-gerelateerde projecten bestaan, stelt deze aanpak elke projectmanager in staat om projectplanningen, tijdlijnen en resourcetoewijzingen te beheren zonder ook de software te hoeven beheren. Door de software centraal te installeren, wordt ook gegarandeerd dat de server die als host voor de software fungeert, voldoet aan de vereisten voor de beveiliging van de werkplek Leveranciers die servergebaseerde applicaties voor projectmanagement leveren, zijn Microsoft's Project Server 2013 en Oracle Primavera.