Typen interne controles in een supermarkt

Supermarkten staan ​​voor een hele reeks uitdagingen om de voorraad veilig te houden en de financiële rapportage accuraat te houden. Voorraaddiefstal door werknemers of klanten resulteert in gederfde winst voor de winkel en hogere prijzen voor eerlijke klanten. Onnauwkeurige financiële rapportage resulteert in gebrekkige besluitvorming, aangezien de eigenaar vertrouwt op de informatie in de financiële verslagen. Interne controles verminderen het potentieel voor gestolen inventaris of onjuiste rapportage.

Noodzaak van controles

In supermarkten moeten aan bederf onderhevige goederen op de juiste manier worden bewaard om de verkoop te garanderen. Veel producten zijn klein genoeg om in de zak van een consument te passen. Kassiers werken rechtstreeks met contant geld, en de accountant bepaalt welke leveranciers moeten betalen. Interne controleprocedures beperken de mogelijkheid voor werknemers of klanten om het vermogen van de winkel te misbruiken of te stelen en het vermogen om financiële gegevens te verkeerd in te schatten te minimaliseren.

Scheiding van verantwoordelijkheden

Scheiding van taken verwijst naar het toewijzen van specifieke taken binnen een proces aan verschillende mensen. Hierdoor kan elke persoon een dubbelcheck uitvoeren op het werk van de ander. Gelduitwisselingen zijn bijvoorbeeld vaak de hele dag geldig op de kassa en u kunt een afzonderlijke medewerker toewijzen om het geld aan het einde van de dienst in het register van de kassier te tellen, zodat het klopt. In het gebied van de winkel waar werknemers voedselzendingen ontvangen van leveranciers, kan één medewerker de zending ontvangen en kan een andere medewerker de voorraad verifiëren terwijl de artikelen in de schappen worden opgeslagen.

audits

Audits bieden het management de mogelijkheid om het werk dat de hele maand is afgerond te beoordelen. Een audit reproduceert het werk om te zien of hetzelfde antwoord voorkomt. Tijdens een voorraadaudit tellen bijvoorbeeld medewerkers van de supermarkt de producten in de schappen en in het magazijn en vergelijken ze het aantal met de hoeveelheid die is vastgelegd in de records van de winkel. Discrepanties identificeren fouten of potentiële diefstal.

Documentatie

Kassa's maken ontvangsttapes van de transacties die tijdens elke dienst hebben plaatsgevonden. Magazijnen onderhouden kopieën van ontvangen documenten en overdrachten naar winkelschappen. Medewerkers gebruiken ponskaarten of elektronische logboeken om de uren op te nemen waarop ze werken. Deze documentatie biedt de verificatie dat voorraadtransacties hebben plaatsgevonden, dat medewerkers de gerapporteerde uren hebben verwerkt en dat de verkoopinformatie juist is.