Vaste inventarisvoorspellingen

Vaste activa zijn items die door bedrijven worden gebruikt om inkomsten te genereren en hebben vaak aanzienlijke waarde. Vaste activa verschillen van andere bedrijfskosten, zoals papier of inkt, omdat de items gedurende lange perioden worden gebruikt in plaats van direct te worden verbruikt. Bedrijven gebruiken bijvoorbeeld voertuigen, computerapparatuur en andere machines om lopende taken voor de organisatie te voltooien. Deze items vormen een hoeksteen van een organisatie; daarom worden de activa gevolgd om diefstal te voorkomen en om belangrijke factoren, zoals de aankoopprijs, te noteren.

Definieer dollarlimieten

Organisaties bevatten items op lijsten met vaste inventarislijsten die waardevol zijn voor de entiteit. Restaurants bevatten bijvoorbeeld ovens en koelkasten op inventarislijsten met vaste activa, maar bevatten geen diverse kantoorkosten. Eigenaars definiëren willekeurig dollarbeperkingen voor items die moeten worden opgenomen of uitgesloten van vaste-inventarisatievoorraden. Hoewel de beperkingen per entiteit variëren, kan een eigenaar vereisen dat acquisities van apparatuur met een waarde van meer dan $ 1.000 worden opgenomen in een inventaris van vaste activa. Aankopen onder dit bedrag worden beschouwd als te onbeduidend om doorlopend te volgen.

kapitaliseren

Wanneer een item deel uitmaakt van de inventaris met vaste activa, wordt het artikel met een hoofdletter geschreven. Met andere woorden, de post wordt opgenomen als een actief op de balans van de entiteit. De University of California vereist dat items die in aanmerking komen om te worden kapitalisatie worden verworven voor gebruik door de entiteit en niet zijn bedoeld voor investeringen of wederverkoop. Bovendien moet het artikel bestemd zijn om door de entiteit te worden gebruikt voor een langere periode dan één jaar. Bij het beoordelen van een lijst van vaste activa moet het management ervoor zorgen dat items die worden geactiveerd op de balans van een entiteit, worden opgenomen in de inventarislijst.

Document

Kofax Software Co. merkt op dat documentatie zoals facturen, inkooporders en contracten nodig zijn als back-up voor boekhoudfuncties met betrekking tot vaste activa. Vaste inventarislijsten bevatten vaak een unieke identificatie zoals een serienummer, de aankoopprijs van het artikel, het jaar van aankoop en de verwachte levensduur van het artikel. Het management moet er zeker van zijn dat de juiste documentatie wordt verzameld, omdat de back-up dient als bewijs van de waarde van de post die op de balans is opgenomen en nodig is als de entiteit een audit van de financiële overzichten ondergaat.

Onderhouden

Het bijhouden van een nauwkeurige inventaris van vaste activa vereist dat het management acquisities, disposities, beschadigde en verouderde artikelen volgt. Veel entiteiten vragen om ondersteuning van tracking-software met vaste activa om inventarislijsten bij te houden. Software biedt de mogelijkheid om activa elektronisch te volgen met behulp van activatags met barcodes waarmee het management eenvoudig items kan lokaliseren. Kleinere entiteiten met weinig vaste activa hoeven misschien niet in software te investeren; Het bijhouden van een nauwkeurige inventarislijst kan echter leiden tot het voorkomen van teveel betaalde bedragen en het verlagen van de belasting op onroerend goed.