Vijf stappen van een biedproces

Veel kleine bedrijven proberen hun markt uit te breiden door te bieden op grotere of meer langlopende projecten. Contracten kunnen overheidsverzoeken voor voorstellen (RFP's) of bedrijven die de primaire aanbieder van een bepaald product of een bepaalde service willen zijn voor een grote conglomeraatovereenkomst omvatten. Volg bij het bieden op een contract vijf basisstappen om uw kansen om het contract te krijgen te vergroten.

Onderzoek en planning

Deze stap neemt de tijd om de kwalificaties van uw bedrijf vast te stellen om aan de behoeften van het project te voldoen. Het is van cruciaal belang om te weten dat uw bedrijf over de ervaring en middelen beschikt om aan de behoeften van een belangrijk contract te voldoen. Kijk in de onderzoeks- en planningsfase naar uw eigen bedrijfsplan als informatiebron. Gebruik contract biedingsverzoek informatie, en trek vervolgens relevante details uit uw eigen bedrijfsplan en perfectioneer het voor het project. Doe verder onderzoek naar het bedrijf, het uitbrengen van het biedingsverzoek om de missie en visie van het bedrijf te begrijpen. U zult al deze informatie gebruiken om uw bod te structureren op een manier die is afgestemd op de behoeften van het verzoek.

Het bod voorbereiden

Voor het maken van het bod is uw bedrijfsplan aangepast om te benadrukken hoe uw bedrijf aan het verzoek kan voldoen. Overweeg de kosten van materialen, tijdsbestek en arbeid die nodig zijn om het bod te voltooien. Vergeet niet dat een bod niet altijd wordt gegeven aan de laagste prijs, maar wordt gegeven aan het bedrijf dat het beste in staat is om aan de behoeften van het bod te voldoen. Doorloop de kosten, zorg ervoor dat ze kloppen en verantwoord de kosten op basis van de projectbehoeften. Wees duidelijk of u kortingsdiensten of premiumservices aanbiedt en waarom dat voordelig is voor het project.

Dien het bod in

De meeste overheidsinstanties die een RFP of een Request for Quote (RFQ) zoeken, gebruiken online portals om biedingen in te dienen. Zorg ervoor dat u leert hoe de portals werken en dat de inzending naar de juiste plaats gaat met de juiste documentatie als bijlage in een gecombineerd PDF-bestand. De lokale Small Business Administration (SBA) is een goed hulpmiddel om door overheidssystemen te navigeren. Als het bod voor een organisatie in de privésector is, zoekt u naar de beste methode voor bieding. Hoewel digitale indelingen algemeen worden geaccepteerd omdat ze eenvoudig worden verspreid onder belanghebbenden, kunnen sommige organisaties een gedrukt bod wensen. Volg hun regels om uw professionaliteit vast te stellen.

Presentatieplatform

Als u al het werk gedaan hebt door een juiste prijsstelling en het indienen van het bod, heeft u misschien de gelegenheid om het beslissende team te ontmoeten dat het bod bekijkt. Verwacht in de digitale wereld van vandaag in persoon of via online vergaderingen te presenteren. Wees voorbereid op het beantwoorden van vragen over het bod, geef aanvullende informatie over prijzen of tijdlijnen. Dit is vaak de fase waarin u wordt gevraagd of dit uw "beste en laatste" bod is. Neem een ​​beslissing als er ruimte is voor aanpassingen en laat de groep weten dat u indien nodig een herzien bod kunt doen. Zorg ervoor dat je detailleert welke veranderingen voor een lagere prijs van toepassing zijn, of het nu gaat om de kwaliteit van materialen, de arbeidsbeleving of een andere factor die het eindproduct beïnvloedt.

De opdracht krijgen Award

Zorg ervoor dat u te weten komt wanneer het contract wordt toegekend. Hoewel deze tijdlijnen kunnen worden gewijzigd, moet u uw agenda's instellen en voldoende tijd nemen om de nodige voorbereidingen te treffen om aan het contract te voldoen. Toekenningsinstanties verwachten niet dat een project meteen na de prijs zal starten, maar u moet de dialoog starten over het instellen van startdatums. Blijf in contact met de lead van uw bureau, noteer aanvragen voor wijzigingen in de scope en geef aanpassingen aan het contract voor hen. Wees professioneel en lever op tijd om uw kansen voor toekomstige biedingsprijzen te vergroten.