Hoe een gegevensrapport te schrijven

Een gegevensrapport is een technisch document waarin alle gegevens die u hebt verzameld worden beschreven en waarin wordt getoond hoe het werd geanalyseerd. Hoewel een gegevensrapport een complex document kan zijn, hoeft het geen organisatie te zijn. Als je ooit een laboratoriumrapport hebt geschreven op de middelbare school, weet je al hoe je een gegevensrapport schrijft. Het is meestal verdeeld in vier secties: een inleiding, een lichaam, een conclusie en een appendix. Het enige dat u nodig hebt, is een spreadsheetprogramma en een tekstverwerker om een ​​professioneel gegevensrapport te schrijven.

Voorbereiding

1.

Identificeer uw doelgroep en houd ze in gedachten bij het schrijven van het rapport. Een datarapport moet leesvriendelijk zijn voor diegenen die alleen de gegevens doornemen, op zoek zijn naar relevante feiten om de conclusies te ondersteunen, evenals degenen die meer technisch ingesteld zijn en alle gegevens zullen lezen om te garanderen dat het uw conclusies.

2.

Verzamel alle gegevens die u voor het rapport hebt gebruikt en noteer uw analyse ervan. Het is niet verstandig om te beginnen met het schrijven van uw rapport tot nadat u de gegevens hebt geanalyseerd en uw resultaten hebt geïdentificeerd.

3.

Organiseer uw gegevens indien nodig in één of meerdere spreadsheets. Al uw gegevens moeten in het rapport worden opgenomen, zelfs de gegevens die niet zijn geanalyseerd. Als u secundaire gegevens hebt gebruikt, zoals gegevens die zijn verzameld uit andere rapporten, houd deze dan gescheiden van uw eigen gegevens.

4.

Bepaal of u belangrijke gegevens in diagrammen kunt markeren. De meeste spreadsheetprogramma's zoals Excel kunnen grafieken automatisch genereren als u de gegevens naar behoefte hebt geordend. Goed gekozen grafieken helpen uw conclusies te demonstreren.

Het rapport schrijven

1.

Schrijf een Introductie sectie. Dit bevat meestal drie secties. Vat eerst het doel van het rapport samen en de gegevens die worden geanalyseerd. Voeg achtergrondinformatie toe die uitlegt waarom het rapport is aangevraagd. Vat vervolgens de vragen samen die zijn gesteld in de analyse van de gegevens en de conclusies die uit de analyse zijn voortgekomen. Tot slot, schetst u kort wat er in de rest van het rapport staat.

2.

Maak vier secties in de hoofdtekst van het rapport: gegevens, methoden, analyse en resultaten. In sommige situaties kan het de voorkeur verdienen om de sectie Methoden te combineren met de sectie Analyse. Als uw rapport meer dan één set gegevens bevat met onafhankelijke analyse, herhaalt u deze vier secties zo vaak als nodig.

3.

Schrijf een beschrijving van de belangrijkste gegevens die worden gebruikt voor analyse in het gedeelte Gegevens. Kopieer de spreadsheets met uw gegevens en plak deze na uw geschreven beschrijving. Markeer in Microsoft Office de cellen, kopieer ze en plak ze in het Word-document.

4.

Noteer de methoden die u hebt gebruikt om de gegevens en analyse te verzamelen in de sectie Methoden.

5.

Noteer uw analyse van de gegevens in de sectie Analyse. Vermeld in dit gedeelte wat werd geanalyseerd en de conclusies die u uit de analyse hebt getrokken. Voeg alle diagrammen in die u hebt gemaakt op basis van de gegevens in dit gedeelte.

6.

Maak een Conclusies-sectie. Herhaal de vragen die u in de inleiding hebt gesteld, evenals de meest relevante resultaten uit de analyse. Als uw rapport meer dan één set gegevens of analyse bevat, is dit de plaats waar u de verschillende resultaten naar behoefte kunt vergelijken. Vermeld eventuele vragen of aanbevelingen voor extra gegevens.

7.

Voeg zo nodig een laatste appendix of bijlagen toe. Als u honderden pagina's met gegevens hebt, kan het de voorkeur verdienen deze in de bijlage te plaatsen in plaats van in het gedeelte Gegevens van het rapport. Voeg eventuele secundaire gegevens toe die worden vermeld in het rapport in de bijlage, inclusief een verwijzing die aangeeft waar de gegevens vandaan kwamen.