Hoe schrijf ik een standaard operatieprocedureshandleiding?

Een bedrijf of organisatie kan trainingen van nieuwe werknemers effectiever faciliteren met behulp van goed geschreven standaard operationele procedures. Naast training, geeft een SOP-handleiding bestaande teamleden een hulpmiddel voor minder vaak gebruikte procedures, zodat procedures worden uitgevoerd met het juiste protocol, met behoud van kwaliteitscontrole. Het schrijven van een handleiding voor standaardprocedures vereist een duidelijk begrip van de stappen die bij een bepaald proces zijn betrokken.

Definieer kernprocessen

Bekijk alle kernprocessen die uw bedrijf heeft. Begin met definiëren welke processen worden geschetst en in kaart worden gebracht in de SOP-handleiding. Hoewel je misschien niet elk laatste proces in kaart brengt, is het belangrijk om de meest fundamentele en belangrijke vast te stellen. Een restaurant kan bijvoorbeeld kernprocessen definiëren over hoe een bepaald gerecht wordt gemaakt. Even belangrijk is het proces voor het schoonmaken van het restaurant. Maak een lijst met uw kernprocessen, zodat u ze allemaal kunt integreren in de SOP-handleiding na het in kaart te hebben gebracht.

Breng elk proces in kaart

Elk proces wordt bepaald door de stappen die nodig zijn om het proces te voltooien. Het missen van een stap kan een verloren of vertraagde bestelling of een defect eindproduct betekenen. Mapping is bezig met het uittekenen van de workflow.

Stel bijvoorbeeld dat u een SOP maakt voor het verkoopproces van een internetaanvraag. Breng eerst in kaart hoe de lead voor het eerst wordt gecontacteerd na het aanvragen van informatie: telefoontje, e-mail of sms. Geef aan hoe vaak uw verkoopteam follow-ups uitvoert als de prospect niet in eerste instantie kan worden bereikt, met specifieke scripts voor elk contact. Breng een ander script in kaart voor wanneer het vooruitzicht is bereikt, en volg een aantal follow-ups, afhankelijk van of de prospect uw product of service koopt of besluit te wachten. Schrijf het proces na in kaart brengen in eenvoudige stappen.

Maak checklists en formulieren

Voor elk proces is het eenvoudiger voor teamleden om een ​​formulier of checklist te volgen. Ontwikkel een uitgebreide sjabloon op basis van het toegewezen proces. Als u specifieke informatie bij de klant moet verzamelen, moet u ervoor zorgen dat de sjabloon alle benodigde informatie beknopt bevat. Neem niet aan dat teamleden alles in de SOP onthouden, vooral wanneer een klant voor hen zit. Integreer de checklists en formulieren als een addendum bij uw procesoverzicht en stappen.

Integreer in een SOP-handleiding

Nadat u elk proces in kaart hebt gebracht en alle ondersteunende documentsjablonen hebt gemaakt, kunt u deze integreren in een volledige SOP-handleiding. Organiseer de handleiding op basis van afdelingen. U kunt bijvoorbeeld de secties "Verkoop", "Bewerkingen" en Distributie "in het SOP-handboek hebben. Elke sectie wordt dan verder opgesplitst in de kernprocessen van die afdeling, meestal in de volgorde waarin elk kernproces plaatsvindt in de algehele levering van goederen. In het gedeelte "Distributie" kunt u verschillende kernprocessen hebben die "Bestelling ophalen", "Verpakking voor bezorging", "Verzending" en "Follow-up" omvatten.

Organiseer de SOP-handleiding met een inhoudsopgave en geef een duidelijke lijst van elke procedure in een vetgedrukte titelkop. U kunt zelfs tabbladen opnemen voor teamleden om gemakkelijk door de handleiding te bladeren, zodat ze relevante SOP's in hun afdelingen kunnen vinden.