Hoe een vervolgmail voor een geweldige zakelijke bijeenkomst te schrijven

Vergaderingen zijn een belangrijke zakelijke tool in het arsenaal van elke ondernemer. Bij meetings wordt de training van medewerkers gedaan, potentiële klanten worden loyale klanten en investeerders worden aan boord gebracht. Geweldige zakelijke vergaderingen verdienen geweldige vervolg-e-mails. Deze e-mails kunnen worden gebruikt om de tijdens de vergadering gemaakte punten te versterken, informatie te verstrekken die mogelijk over het hoofd is gezien en vervolgacties in gang te zetten.

1.

Beantwoord de e-mail aan de juiste persoon. Controleer nogmaals het e-mailadres en de spelling van de naam van uw contactpersoon. Als de e-mail formeel moet zijn, neemt u de gewenste titel van de ontvanger op. De tijd nemen om persoonlijk contact op te nemen met elke persoon die je e-mailt, geeft een goede indruk, vooral als je nieuwe bedrijven of investeerders probeert binnen te halen.

2.

Schrijf een gemakkelijk herkenbare onderwerpregel die rechtstreeks verband houdt met de vergadering. Generieke onderwerpregels, zoals 'vergadering' of 'ons gesprek gisteren', lopen het risico te worden verwijderd of verloren te raken in de rommel van een drukke inbox.

3.

Schrijf een korte inleiding die de ontvangers herinnert aan de reden voor de vergadering en bedank hen voor hun tijd die ze hebben genomen om deel te nemen.

4.

Bepaal het doel van de vervolgmail. De inhoud van de vervolg-e-mail is afhankelijk van de reden voor de vergadering. Stuur een samenvatting van uw meest aantrekkelijke verkooppunten naar een potentiële klant. Voeg een lijst met trainingspunten of specifieke verkoop- of servicedoelen voor werknemers toe. Neem gegevensbladen, een kopie van uw businessplan of verkooppotentiaalkaarten op voor beleggers.

5.

Vermeld eventuele specifieke acties die moeten worden ondernomen. Vermeld data en tijden voor toekomstige vergaderingen. Geef een overzicht van de specifieke stappen die vervolgens zullen worden ondernomen als u midden in een verkoop- of trainingsproces bent.

6.

Controleer je spelling en grammatica. Gebruik de spellingscontrole van uw e-mailprogramma om duidelijke fouten te detecteren. Lees het langzaam door en zoek naar alles dat door de spellingscontrole is geraakt. Voer indien nodig correcties uit.

7.

Voeg uw contactgegevens toe en voeg eventuele vervolgdocumenten bij die tijdens de vergadering zijn vermeld.

8.

Stuur de e-mail binnen een redelijke tijd na een vergadering. Als u beloofde om belangrijke documenten onmiddellijk na een vergadering te verzenden, volg dan voor het einde van de dag. Probeer binnen 24 uur na een vergadering e-mailberichten te verzenden.

Tips

• Houd follow-up e-mails beknopt en relevant. Je hoeft geen roman te schrijven als vervolg.
• Follow-up met follow-ups. Reageer snel als een deelnemer aan een vergadering om meer informatie of verduidelijking vraagt.