Manieren om te zeggen "Do not Print This Email" in uw handtekening

Individuen en groepen gebruiken e-mailberichten om berichten elektronisch te verzenden en ontvangen. Mensen gebruiken e-mail om eenvoudige berichten naar vrienden te sturen, vertrouwelijke informatie, notities van vergaderingen en rapporten. Wanneer u een e-mail naar een ontvanger verzendt maar niet wilt dat deze wordt afgedrukt, kunt u dit op een aantal manieren in uw e-mailhandtekening aangeven.

Bewaar deze informatie vertrouwelijk

Wanneer u een vertrouwelijke e-mail verzendt, kunt u de ontvanger vragen de e-mail niet af te drukken, zodat u het risico kunt verminderen dat de e-mail in verkeerde handen valt. Aan het einde van de e-mail, in het gebied met handtekeningen, schrijft u de tekst: "Deze e-mail is vertrouwelijk, zorg ervoor dat u deze niet afdrukt."

Bewaar deze e-mail

E-mailontvangers ontvangen vaak belangrijke e-mailberichten die informatie bevatten die ze mogelijk nodig hebben voor toekomstig gebruik. In plaats van e-mailberichten af ​​te drukken, kunnen ontvangers ze in hun e-mailprogramma's archiveren. In het gebied met de handtekening van uw e-mail kunt u de ontvanger eraan herinneren dat hij de e-mail kan archiveren door een bericht als 'Vergeet niet om deze e-mail te archiveren' of 'Hoewel het niet nodig is om deze e-mail af te drukken, kunt u sla het op in uw e-mailarchieven of de harde schijf van de computer. "Als u een e-mail stuurt naar een persoon die bij hetzelfde bedrijf werkt als u, hebt u waarschijnlijk hetzelfde e-mailprogramma, dus u kunt ook snelle instructies geven voor het archiveren van e-mails.

Controleer het intranet

Als u een e-mail stuurt naar collega's en deze bevat informatie zoals een nieuwe bedrijfsprocedure, instructies voor inloggen op de blog van het bedrijf of sociale mediaprofielen, het medewerkershandboek, verzekerings- en uitkeringsinformatie of details over een werknemersevaluatie, kunt u bewaar de inhoud van het bericht op het bedrijfsintranet. Vermeld in het handtekengebied van uw e-mail dat als de ontvanger de informatie op een later tijdstip moet bekijken, zij het intranet van het bedrijf of het protocol voor bestandsoverdracht kan bezoeken. Het bericht kan lezen: "Een boom opslaan. In plaats van dit document af te drukken, opent u het vanaf het intranet als u er in de toekomst behoefte aan heeft. "

Het milieu beschermen

Omdat steeds meer werkplekken eco-vriendelijke werkwijzen hanteren, is het niet ongebruikelijk dat werknemers berichten plaatsen op hun e-mailhandtekeningen, waardoor ontvangers worden aangemoedigd communicatie te vermijden. Uw bericht kan zeggen "Houd rekening met de omgeving voordat u afdrukt" of "Een structuur opslaan. Raak Print niet aan. "