Welke documenten bevat een Human Resource-map?

Er zijn een aantal formulieren en items die in de HR-map van een medewerker terechtkomen. Sommige van deze formulieren worden onderhouden voor juridische doeleinden. Anderen worden ingediend vanwege bedrijfsbeleid en protocol. Human Resource Managers houden ook persoonlijke records bij van werknemers gedurende hun loopbaan. Kleine bedrijven kunnen ervoor kiezen om alle of een deel van de documenten van werknemers te scannen om elektronische bestanden te maken. Op die manier zijn de bestanden niet zo gevoelig voor beschadiging door vuur, water of diefstal.

Legale documenten

Eigenaren van kleine bedrijven moeten bepaalde wettelijke documenten voor werknemers bijhouden. Een voorbeeld is het I-9-formulier, dat controleert of een werknemer legaal in de Verenigde Staten kan werken. Het bedrijf kan ook een foto van het rijbewijs van de werknemer en de socialezekerheidskaart bewaren als verdere documentatie voor haar wettelijke status. Bovendien worden werknemers meestal gevraagd om W-4-formulieren in te vullen op de dag dat ze met hun baan beginnen, die zijn opgenomen in hun personeelsdossiers. Deze formulieren tonen het aantal persoonlijke belastingvrijstellingen dat een werknemer claimt.

Jobgerelateerde documenten

Human Resource-afdelingen houden ook cv's en applicaties van medewerkers in mappen. Deze items worden meestal verzonden wanneer een werknemer solliciteert naar een baan. Het bedrijf houdt deze gegevens bij voor het geval ze de achtergrond van een persoon moeten controleren. Een ander werkgerelateerd document dat wordt bewaard in een personeelsmap, is de functiebeschrijving van een werknemer. Dit is een samenvatting van de taken van de werknemer, die meestal zijn onderverdeeld in verschillende functies, zoals het beheren van werknemers, het werken met collega's, communicatie en technische knowhow.

Prestatiegerelateerde documenten

Prestatiebeoordelingen zijn andere belangrijke documenten die worden bewaard in HR-mappen. Het bijhouden van gegevens over de beoordelingen of beoordelingen van medewerkers kan bedrijven helpen om zaken tegen processen te beschermen. Een klein bedrijf kan bijvoorbeeld te maken krijgen met een onrechtmatig beëindigingsproces van een voormalige werknemer. De ondernemer kan beter bewijzen dat de beëindiging het gevolg was van de prestaties als ze kopieën van de prestatiebeoordelingen van de werknemer bijhield. Evenzo kunnen records van disciplinaire acties of write-ups in de mappen worden bewaard.

Andere documenten

Werkgevers houden ook de presentaties, de prijzen en de medische geschiedenis van personeelsleden bij in personeelszaken. Aanwezigheidsregistraties laten managers toe om te bepalen of een medewerker ziek of vakantiedagen overschrijdt. Bedrijven bieden bedrijven vaak periodieke onderscheidingen aan, die mogelijk ook in het archief worden bijgehouden. Deze prijzen kunnen 'medewerker van de maand' verkooppromoties of speciale erkenning omvatten. Medische dossiers worden meestal bewaard om naleving van bepaalde ADA-wetten te waarborgen, die betrekking hebben op de American With Disabilities Act. De personeelsafdeling kan voor vertrouwelijke doeleinden een aparte map voor medische dossiers maken.