Hoe een metselfactuur te schrijven

Metselaars doen veel meer dan huizen bouwen. Ze helpen je tuin en landschap te verfraaien. Buitenprojecten zijn onder meer keermuren, barbecuekuilen, borders of lage muren langs bloembedden en prachtige bakstenen loopbruggen. In je huis bouwen of repareren metselaars open haarden en schoorstenen en bouwen kamertoevoegingen op. Net als bij de andere transacties specificeren metselaars de kosten van materialen en arbeid op de klantfactuur. Hoewel deze praktijk het gemakkelijker maakt om de voorraad en de bijbehorende kosten bij te houden, vereist de wet dat in veel staten ook.

1.

Schrijf de bedrijfsnaam, het adres en telefoonnummer boven aan de factuur. Als u een faxnummer hebt, voegt u dit ook toe.

2.

Wijs een factuurnummer toe voor archiveringsdoeleinden. Een populaire manier om facturen bij te houden, is om ze te starten met de eerste letter van de naam van de klant. Als de naam van uw klant bijvoorbeeld Cleary is, is het factuurnummer C-1234. Dit is handig als iemand anders dan Cleary de cheque schrijft en alleen het factuurnummer vermeldt. U hoeft alleen door de C's in de archiefkast te kijken om de betaling aan de klant aan te passen.

3.

Datum van de factuur. Als uw voorwaarden een korting bieden voor vroegtijdige betaling of een late afschrijving voor het missen van de betaaldatum, is de factuurdatum absoluut noodzakelijk.

4.

Schrijf de naam en het serviceadres van de klant onder de factuurdatum. Het serviceadres is de locatie waar u het metselen hebt uitgevoerd. Als uw klant wil dat de factuur naar een ander adres wordt verzonden, bijvoorbeeld naar zijn kantoor, vermeld dan beide adressen, met het duidelijke onderscheid tussen 'serviceadres' en 'postadres'.

5.

Voltooi eerst het materiaalgebied. Vermeld de hoeveelheid, meeteenheid, artikelomschrijving, prijs per eenheid en de totale prijs. Als u maateenheden afkort, gebruikt u standaardafkortingen die uw klant begrijpt of gemakkelijk kan onderzoeken. Als het voorraadsysteem voorraadnummers gebruikt, vindt u het handig om het voorraadnummer na de artikelomschrijving toe te voegen. Als u bijvoorbeeld een 18-inch-hoog, 50-voet-lang, bloem-bed behuizing bouwt, zou u ongeveer 500 standaard bakstenen gebruiken voor het 75-vierkante voet gebied, met een gezamenlijke grootte van 3/8 inch . De materialensectie zou opsommen: Hoeveelheid - 500; Eenheid - elk; Artikel - standaard baksteen (voorraad # xxx); Prijs per eenheid - $ 2; Totaal - $ 1.000.

6.

Voer het volgende arbeidsgedeelte uit. Het gebruikt dezelfde headers als de materialensectie. Hoeveelheid verwijst naar het aantal arbeidsuren. Eenheid beschrijft de arbeidskosten, zoals per uur of per dag. Bij een kleine reparatiejob met slechts één werkman kan de eenheid per taak worden vermeld. De itembeschrijving is de taak die werknemers hebben uitgevoerd. Geef vervolgens de arbeidskosten per werknemer op en geef uiteindelijk de totale kosten weer. Voortgaand op het bovenstaande voorbeeld, zou de factuur luiden: Aantal - 8; Eenheid - uur; Opbouw tuinafsluiting; Prijs per eenheid - $ 50, totaal - $ 400.

7.

Zet de totale kosten in het volgende gedeelte. Geef elke categorie op een aparte regel weer: totale materiaalkosten, totale arbeidskosten, belasting en het factuurbedrag.

8.

Druk uw voorwaarden duidelijk af, bijvoorbeeld: 3% 10 Net 30 betekent dat u een korting van 3 procent biedt als u binnen 10 dagen betaalt; anders betaalt de klant het volledige bedrag binnen 30 dagen. Als u late toeslagen toevoegt, moet u dit ook in dit gebied vermelden. De klant betaalt bijvoorbeeld een toeslag van 1 procent als de factuur niet volledig is betaald op de vervaldatum. Sommige staten vereisen een aflossingsvrije periode na de vervaldatum voordat u een te late vergoeding kunt toevoegen en sommige gemeenten beperken hoeveel u in rekening kunt brengen voor te late betalingen.

Tip

• Als u Open Office hebt, een gratis tekstverwerkingsprogramma, kunt u een standaardfactuursjabloon downloaden van de Open Office-website en aanpassen voor het factureringssysteem van uw bedrijf.