Hoe een informeel zakelijk rapport te schrijven

Bedrijven draaien op het efficiënt communiceren van informatie door middel van voortgangsrapporten over projecten, budgetrapporten, personeelsupdates, verkooprapporten en rapporten over strategische benchmarks die zijn bereikt. Deze rapporten zijn bedoeld om een ​​grote verscheidenheid aan mensen op de hoogte te houden van wat er in het bedrijf gebeurt. Ze zijn van interim-aard en vormen vaak de basis voor formele rapporten aan belanghebbenden, raden van bestuur en regelgevende instanties.

Formaat

Informele zakelijke rapporten worden meestal in notitievorm geschreven. Plaats "Memorandum" bovenaan de pagina en onder die titel de datum, aan wie het rapport is geadresseerd, van wie het rapport afkomstig is en het onderwerp van het rapport. Het onderwerp kan "Dagelijks voortgangsrapport" of een andere beschrijvende titel zijn. Vaak wordt de kop gescheiden van de hoofdtekst van het memorandum door een horizontale lijn. De hoofdtekst van het rapport moet kort, feitelijk en overzichtelijk zijn als het een meervoudig onderwerp beslaat. Referentietonen horen onderaan het memorandum onder een andere horizontale lijn. Voeg documenten toe waarnaar wordt verwezen in uw rapport of die de duidelijkheid vergroten.

Informatie verzamelen

Verzamel de informatie voordat u gaat zitten om het rapport te schrijven. Zorg dat u alle nodige feiten en uw aantekeningen bij de hand hebt, zodat u ze kunt bekijken en kunt beslissen hoe de feiten het beste kunnen worden overgebracht, zodat uw lezers de gemelde situatie ten volle kunnen waarderen. Een informeel rapport is een informatietool en kan vragen, suggesties en calls-to-action bevatten. Als u snel nadenkt over wat u wilt zeggen voordat u gaat schrijven, blijft het rapport kort en geconcentreerd.

schets

Schrijf een schets met een inleiding, punten om te bespreken en conclusies. Een informeel rapport moet kort zijn en slechts een korte uitleg van de informatie bevatten. Gebruik waar mogelijk opsommingstekens en grafieken of diagrammen als deze gemakkelijk te begrijpen zijn. Houd rekening met de behoeften van de lezers van uw rapport en beperk de reikwijdte van het rapport tot die informatieverplichtingen.

Schrijven

De inleiding vermeldt het doel van het rapport en de reikwijdte ervan. Markeer elk informatiepunt duidelijk met een kop of een opsommingsteken en bewaar de tekst in een of twee korte paragrafen. Neem alleen de feiten op, zonder redactionele opmerkingen. De conclusie is de juiste plaats voor evaluaties, suggesties voor verdere actie en vragen. Wanneer u het rapport schrijft, moet u er zelf buiten blijven, tenzij u een analyse of uw eigen mening moet geven.