Hoe een evaluatierapport voor een organisatie te schrijven

Evaluaties zijn een belangrijk proces voor het meten en verbeteren van prestaties. Als eigenaar van een klein bedrijf hebt u ongetwijfeld genoeg evaluaties van uzelf, uw bedrijf of uw werknemers uitgevoerd, dat het proces bijna een tweede natuur is geworden. Een evaluatierapport is in wezen een formele documentatie van hetzelfde proces. Als uw evaluatie voor een klantorganisatie is, vraag dan de organisatie naar gerelateerde rapporten die in het verleden zijn uitgevoerd. Deze rapporten bevatten niet alleen informatie die moet worden behandeld in de huidige evaluatie, u kunt deze ook bekijken om te zien wat de verwachtingen van de klant zijn wat betreft opmaak en mate van detail.

Voorbereiding

Verzamel en bekijk alle gegevens die worden gebruikt om de evaluatie uit te voeren. Bij het beoordelen van de gegevens moet u een idee hebben van wat het rapport zal zeggen en welke conclusies zullen worden gepresenteerd.

Identificeer de belangrijkste belanghebbenden voor het rapport. Hieronder vallen degenen die het rapport zullen lezen en een belang hebben bij de bevindingen. Stakeholders variëren, maar omvatten vaak de hoofden van de organisatie, klanten, leveranciers, financiers en werknemers. Omdat stakeholders uw doelgroep zijn, houdt u hun vragen en zorgen in het achterhoofd terwijl u het rapport schrijft.

Maak aantekeningen van de conclusies die naar voren komen tijdens het beoordelen van de gegevens. Terwijl u de gegevens compileert en het rapport schrijft, is het normaal dat er nieuwe conclusies worden getrokken. Houd een open houding aan en laat de gegevens het rapport vormgeven, in plaats van gegevens te benadrukken die passen bij uw eigen vooroordelen of de doelen van de belanghebbenden.

Het evaluatierapport schrijven

Noteer de titel voor de "Samenvatting" of "Samenvatting". Dit is het eerste deel van de meeste evaluatierapporten maar wordt meestal als laatste vermeld. Gebruik dit gedeelte om de belangrijkste punten in het rapport samen te vatten nadat u de andere secties hebt voltooid.

Schrijf een "Achtergrond" -sectie met de redenen waarom de evaluatie werd uitgevoerd. Markeer bevindingen en aanbevelingen uit eerdere evaluaties die tot dit rapport hebben geleid.

Schrijf een "Scope" -sectie die beschrijft wat werd geëvalueerd en de data waarop de evaluatie werd uitgevoerd.

Schrijf een "Reviewers" -sectie met de mensen en organisaties die de evaluatie hebben uitgevoerd.

Schrijf een "Evaluatieproces" -sectie waarin de stappen worden beschreven die zijn genomen tijdens de evaluatie en lijstgereedschappen en hulpmiddelen die zijn gebruikt. Als er meer dan één evaluatie is uitgevoerd, moet het proces voor elk afzonderlijk worden beschreven.

Schrijf een "Evaluatie" -sectie voor elke uitgevoerde evaluatie. Dit kunnen verschillende soorten evaluaties zijn over hetzelfde onderwerp of verschillende onderwerpen die worden geëvalueerd. Een persoon kan bijvoorbeeld telefonische interviews hebben uitgevoerd en een website is mogelijk geanalyseerd. Behalve de bijlage zijn de evaluatiesecties meestal de langste en hoogst gedetailleerde.

Schrijf een gedeelte "Aanbevelingen" met aanbevelingen voor elke evaluatie. Hoewel elke evaluatie een eigen lijst met aanbevelingen kan hebben, vat de belangrijkste aanbevelingen samen in een beknopte lijst die gemakkelijk kan worden gelezen en begrepen door alle belanghebbenden.

Noteer indien nodig een gedeelte 'Verwijzingen' en vermeld daarbij bronnen van derden die zijn gebruikt om de evaluatie uit te voeren. Dit kan onder meer organisatiebeleid, missieverklaringen of industriedocumenten over beste praktijken zijn.

Schrijf indien nodig een "Bijlage" -sectie met alle gegevens die zijn verzameld tijdens het uitvoeren van de evaluatie. Dit kunnen vaak een of meer afzonderlijke documenten zijn, inclusief spreadsheets of andere gegevens.

Test het hele document en voltooi het gedeelte Samenvatting. Geef elke recensent een conceptexemplaar om ervoor te zorgen dat hun bevindingen correct worden gedocumenteerd voordat een definitieve versie van het rapport wordt afgedrukt.

Tip

• Hoewel de secties die in dit artikel worden aanbevolen, nuttig zijn voor de meeste evaluatieverslagen, moet u er rekening mee houden dat uw rapport mogelijk verschillende secties vereist op basis van de aard van het rapport zelf.