Hoe Corporate Minutes Bestand

Bedrijfsnotulen vormen de wettelijke en officiële registratie van belangrijke activiteiten en beslissingen die door de organisatie zijn genomen. Zelfs een bedrijf met slechts één eigenaar moet bedrijfsminuten bijhouden door alle belangrijke acties en beslissingen schriftelijk te documenteren, zoals het uitgeven van meer aandelen of het kopen van een ander bedrijf. Sommige staten, zoals Californië, eisen dat een bedrijf minimaal één jaarlijkse vergadering per jaar heeft.

Werkwijze

Bedrijfsnotulen zijn de schriftelijke aantekeningen van een vergadering terwijl het evenement wordt gehouden. Inbegrepen in de notulen zijn de aanwezigen, een overzicht van de aan de orde gestelde problemen en de antwoorden op deze kwesties. De notulen worden doorgaans vastgelegd door een bedrijfssecretaris op het moment van de vergadering en vervolgens later getypt en verdeeld onder de deelnemers van de vergadering. Bedrijfsnotulen zijn belangrijke juridische documenten, dus ze moeten op een veilige plaats worden opgeslagen met andere bedrijfsdocumenten. Ondanks verzoeken van bedrijven om de notulen van een bedrijf voor te bereiden en te archiveren, is het niet nodig dergelijke services te gebruiken of aan te schaffen. Bedrijfsnotulen blijven intern bij een bedrijf en hoeven niet te worden ingediend bij een overheidsinstantie.