Vergaderingen effectief kunnen voorzitten

Of u nu een grote of een kleine groepsbijeenkomst voorgaat, als u de voorzitter bent, wordt u verantwoordelijk gehouden voor de effectiviteit van de vergadering. Er wordt van u verwacht dat u de vergadering efficiënt uitvoert, alle onderwerpen behandelt die in de agenda staan ​​beschreven en elke stem de gelegenheid geeft om te worden gehoord. Om aan al deze verwachtingen te voldoen, moet u vooraf plannen en realistische doelen stellen.

Voorbereiding

Effectieve vergaderingen gebeuren meestal niet spontaan - ze vereisen een grondige planning. Er moeten beslissingen worden genomen over wie de vergadering zal bijwonen en wat het doel van de vergadering is. De agenda moet vóór de dag van de vergadering worden vastgesteld en aan de leden worden rondgestuurd. Overleg met personeelsleden zal ervoor zorgen dat de gepresenteerde onderwerpen relevant en actueel zijn. Kopieën van documenten die worden besproken, moeten ook vroeg genoeg worden verspreid om vóór de datum van de vergadering te worden gelezen. Als er een item op de agenda staat dat controversieel kan zijn, kan het vooraf communiceren met sleutelleden en het uitlokken van wat ondersteuning helpen om dingen glad te strijken tijdens de vergadering. Stel iemand aan om de notulen van de vergadering op te nemen.

Actie tijdens de vergadering

Begin op tijd. Het is respectloos om de punctuele leden te laten wachten op een of twee ongeorganiseerde collega's. Voor elk agendapunt moet een tijdslimiet zijn toegewezen. Het is de rol van de leerstoel om zich aan deze tijdrichtlijn te houden. Geef een waarschuwing van twee of drie minuten als de spreektijd bijna is bereikt. Kondig de laatste opmerking aan en wees vastberaden eraan vast te houden. Effectieve stoelen staan ​​geen lange, wandelende discussies toe waarbij leden repetitieve opmerkingen maken. Niemand mag de vergadering domineren. Een effectieve leerstoel wijst er respectvol op dat het tijd is om andere stemmen over de kwestie te horen. Bepaal van tevoren of kwesties zullen worden gestemd of worden gesloten door consensus te bereiken. Als er meer tijd nodig is voor een belangrijk probleem, plaats het item dan op de agenda van de volgende vergadering.

Problemen met de bediening

Voortgangsplanning helpt problemen te elimineren. Soms is een probleem onvermijdelijk, dus het is een goed idee om het onverwachte te verwachten. Als er technologische problemen zijn, bijvoorbeeld de projector voor de audiovisuele presentatie, moet iemand iemand aanduiden om een ​​technicus te zoeken om te helpen. Ondertussen, stel voor om naar het volgende agendapunt te gaan en later terug te keren naar de presentatie. Een effectieve stoel laat geen tijd verspillen. Wees flexibel en wees niet bang om informatie te delen over onvoorziene problemen. Als de gastspreker bijvoorbeeld wordt uitgesteld vanwege een geannuleerde vlucht, is het het beste om dit aan het begin van de vergadering aan te kondigen en de onvermijdelijke influisteringen te vermijden die zouden optreden als mensen zijn afwezigheid opmerken en beginnen te speculeren over waarom hij er nog niet is.

Opvolgen

Effectieve vergaderingen bieden een actieplan voor elk agendapunt. De notulen van de vergadering, in ontwerpvorm, moeten zo snel mogelijk aan alle deelnemers worden toegezonden, met een verzoek om aanvullingen en correcties. Zodra de wijzigingen zijn aangebracht, kunnen de notulen aan alle belanghebbenden worden verspreid. Dit toont een bereidheid om informatie te delen en input van alle geïnteresseerde partijen te vragen. Als de voorzitter een ontmoetingslid opmerkt dat ontevreden lijkt, is het verstandig om haar persoonlijk te benaderen en haar problemen op te lossen, vóór de volgende vergadering.