Hoe u de notulen van zakelijke vergaderingen legaal kunt schrijven

De notulen van een zakelijke vergadering zijn een juridisch document dat u moet bijhouden. Dit geldt met name voor bedrijven, maar het maakt niet uit hoe je je bedrijf hebt georganiseerd, je hebt misschien zakelijke notulen nodig om processen te verdedigen, uitgaven aan de Internal Revenue Service te verklaren of een auteursrechtclaim te ondersteunen, om een ​​paar voorbeelden te geven. Wijs iemand toe om op een ordentelijke en georganiseerde manier notulen te maken, zodat u notities bij kunt houden voor toekomstige behoeften.

1.

Schrijf of typ een kop die het onderwerp van de vergadering aangeeft. U kunt bijvoorbeeld schrijven 'Vergadering om een ​​nieuwe productstrategie te bespreken'. Vermeld de datum en tijd. Maak een lijst van de locatie, zoals 'vergaderruimte op de derde verdieping' of 'volmachten James Smith, Esq.' Vermeld het adres. Geef de namen van degenen die fysiek aanwezig zijn, evenals degenen die elektronisch aanwezig zijn via teleconferenties of videoconferenties.

2.

Vermeld de tijd waarop de vergadering wordt geroepen om te bestellen en wie deze heeft gebeld. Dit geeft aan dat de vergadering officieel begon. Hoewel dit misschien een klein puntje lijkt, kan het zelfs in sommige situaties van levensbelang zijn. Als iemand bijvoorbeeld een beslissing heeft genomen voordat de vergadering werd geroepen om te bestellen, kon het bedrijf beweren dat het besluit niet door het management was goedgekeurd, omdat het geen deel uitmaakte van de officiële vergadering.

3.

Schrijf een notitie waarin staat dat aan het quorum is voldaan. Of u aantekeningen maakt voor een bestuursvergadering of een afdelingsvergadering, geef aan of een voldoende aantal aanwezigen aanwezig is om de vergadering officieel te maken. Dit nummer is afkomstig van de verordeningen of het beleid van de onderneming.

4.

Maak notities over alle discussies over zakelijke items. Geef aan waar de discussie over ging, welke conclusies werden getrokken, wie afwijkende mening had en welke actie werd aangegeven nadat een beslissing was genomen. Als deelnemers stemmen, noteer dan het resultaat van de stemming en geef aan wie er voor en tegen de maatregel stemde. Als een discussie resulteert in een consensus dat er geen actie moet worden ondernomen maar dat de kwestie tijdens een volgende vergadering moet worden besproken, leg dan de consensus zorgvuldig vast.

5.

Schrijf "vergadering verdaagd" en geef de tijd dat de vergadering is afgelopen. Vermeld eventuele overgebleven zaken die niet zijn besproken. Noteer geen gesprekken die plaatsvinden na de verdaging omdat deze geen officieel onderdeel van de vergadering zijn.

Tip

• Degene die aantekeningen maakt, moet altijd een superieur vragen om de notulen van een vergadering goed te keuren. Dit geeft aan dat een supervisor of manager het document heeft beoordeeld en vindt het juist.