Manieren om boekhouding en inventaris te beheren

Boekhoudsystemen en inventaris kunnen bijzonder kwetsbaar zijn voor diefstal, fraude of regelrechte wanbeheer. Het beheersen van de integriteit van uw boekhouding en de beveiliging van uw inventaris kan direct bijdragen aan uw bedrijfsresultaten door onnodige uitgaven te verminderen. Eigenaren van kleine bedrijven hebben een reeks interne controlemogelijkheden tot hun beschikking, en elk bedrijf heeft een unieke reeks controles nodig om zijn bedrijfsmiddelen op gepaste wijze te beveiligen.

Beveiligingssystemen

Alle boekhoudgegevens en inventaris moeten zo veilig mogelijk worden bewaard. Beperk de toegang tot voorraadopslaggebieden en installeer beveiligingscamera's met opnameapparaten. Voer regelmatig en willekeurig inventarisatie uit om diefstal of afval snel te ontdekken.

Boekhoudgegevens kunnen net zo gemakkelijk worden gecompromitteerd als voorraad of contant geld, en criminelen kunnen dezelfde hoeveelheid financiële schade aanrichten door boekhoudgegevens te manipuleren als door fysieke diefstal. Bescherm alle servers en computerwerkstations met wachtwoorden en huur een interne of externe netwerkbeveiligingsspecialist in om de toegang tot uw bestanden te beveiligen. Vergelijk interne financiële gegevens met bankafschriften en financiële documenten om ervoor te zorgen dat uw gegevens accuraat blijven.

Scheiding van verantwoordelijkheden

De filosofie achter scheiding van taken is dat diefstal door collusie moeilijker wordt wanneer meer mensen betrokken zijn bij een meerstappenproces. Accounting- en voorraadplichten omvatten een aantal activiteiten en stappen; Het scheiden van deze taken tussen werknemers op verschillende niveaus van uw bedrijf kan helpen om incidenten van collusie te verminderen. Sta niet toe dat dezelfde persoon voorraadbestellingen plaatst en bijvoorbeeld de nauwkeurigheid van binnenkomende zendingen controleert. Sta niet toe dat dezelfde persoon bankbetalingen doet en contante ontvangsten in het boekhoudsysteem invoert, als een ander voorbeeld.

Onafhankelijke audits

Financiële audits door derden kunnen duur zijn en een belemmering vormen voor de normale productiviteit, maar ze zijn de kosten zeker waard als ze gevallen van financiële fraude of diefstal aan het licht brengen. Accountants zullen diep in uw boekhoudsysteem en financiële gegevens graven om ervoor te zorgen dat alle boekhoudkundige plichten op een ethische en professionele manier worden uitgevoerd.

Geef uw personeel alleen voldoende op voorhand om hen voor te bereiden op hun rol in de audit; geef niet tijdig genoeg op voor dieven om hun sporen te verdoezelen.

Interne rapporten

Een effectief systeem van interne controles moet regelmatige statusrapporten verstrekken aan managers en andere besluitvormers. Een managementinformatiesysteem kan alle operationele of statistische gegevens combineren en presenteren aan managers in een leesbaar, logisch formaat. Een MIS kan rapporten maken over basisinformatie, zoals dagelijkse verkopen en uitgaven bij elke winkel, en meer complexe gegevens, zoals het gemiddelde aantal onaanvaardbare en nauwelijks acceptabele fouten in een specifiek productielijngedeelte.