Regels voor federaal contractbeheer

De federale overheid biedt tal van kansen die door kleine bedrijven worden gewonnen. Concurreren om overheidscontracten is echter niet alleen een kwestie van snel reageren op een verzoek om voorstellen en hopen op het beste. Zoals je van een bureaucratie mag verwachten, vereist het winnen van overheidswerk hoe de contracten worden beheerd en welke regels de ontvangers binden. Sommige elementen die van toepassing zijn op federale contractadministratie zijn wijzigingen, betalingen, specificaties en beëindiging.

Eenzijdige veranderingen

De overheid mag eenzijdige aanpassingen in het contract doen als deze wijzigingen onder de algemene strekking van de overeenkomst vallen. De aannemer kan mogelijk de prijs, het distributieschema en andere elementen wijzigen om aan die behoeften te voldoen. Eventuele aanpassingen moeten binnen de parameters vallen die mogelijk door de partijen in overweging waren genomen op het moment dat het contract werd ingevoerd. Een contract om IT-ondersteuning te bieden kan bijvoorbeeld worden aangepast om de mix van personeel te wijzigen die nodig is om aan veranderende overheidsbehoeften te voldoen, maar het kan niet worden aangepast om financiële analisten in plaats van programmeurs te vragen als dat niet binnen de oorspronkelijke scope van het contract valt.

Betaalvoorwaarden

Uw federale contract geeft aan hoe en wanneer u wordt betaald en wat u moet doen om die betaling veilig te stellen. Sommige contracten worden bij aflevering in één keer betaald, met name voor kleinere contracten. Andere contracten, zoals voor doorlopende ondersteuning, worden maandelijks betaald. U moet een factuur indienen en de verrichte werkzaamheden documenteren. In veel gevallen moet u ook aantonen dat werknemers een adequaat loon en overwerk worden betaald zoals van toepassing. Schrijf en documenteer in uw boekhoudsoftware de kosten voor elk overheidscontract om u te helpen bij zowel facturering als in het geval van een audit- of factureringsgeschil later. Sommige overheidsinstanties hebben specifieke factureringsvoorwaarden die moeten worden nageleefd. Het ministerie van Defensie bijvoorbeeld, vereist dat je elektronisch kunt factureren en accepteren. Zorg dus dat je die mogelijkheden hebt voordat je biedt.

Mandated Specifications

Een overheidsaanvraag voor een voorstel geeft meestal gedetailleerd het specifieke product of de vereiste dienst weer. Het begrijpen van de specificaties is essentieel voordat u besluit om te bieden, omdat u verantwoordelijk bent voor het behalen van de prijs. Veel RFP's staan ​​een periode toe voor vragen tussen wanneer ze worden verzonden en wanneer de voorstellen moeten worden ingediend, dus als u twijfelt over wat de contracterende instantie bedoelt met een bepaalde term of functie-eis, moet u dat verduidelijken. Als u het verkeerd raadt, kunt u het contract laten beëindigen wegens slechte prestaties als u niet aan die verwachtingen kunt voldoen. En ga niet verder dan wat nodig is, denkend dat de klant indruk zal maken. U bevindt zich misschien in warm water als de extra functies van uw softwareproduct het te omvangrijk maken om in de systemen van het federale agentschap te werken of het niet goed werkt met zijn eigen producten.

Beëindigingsrichtlijnen

Federale overheidscontracten specificeren hoe deals kunnen worden beëindigd, mocht prestatie of overheidsbehoeften dit rechtvaardigen. Als het om prestaties gaat, moet de overheid u waarschuwen om het probleem op te lossen of uw argumenten te verdedigen waarom de beëindiging onrechtvaardig zou zijn. De overheid kan ook gemakshalve beëindigen wanneer haar behoeften veranderen en ze niet langer gebruik kunnen maken van wat u aanbiedt, bijvoorbeeld als ze contracten sluiten om materialen te leveren voor troepen in een regio die het militaire conflict eerder ziet eindigen dan verwacht. Dat is een belangrijk onderscheid. Als de overheid een contract wegens wanbetaling beëindigt, moet het alleen betalen voor geaccepteerde producten en kan het de kosten aan u doorberekenen als het duurder is om aan die behoeften elders te voldoen. Als het voor het gemak is, moet het met u afrekenen om het werk dat u tot nu toe hebt gedaan en als voorbereiding op de rest van het nu geannuleerde contract te compenseren.