Hoe medewerkers klachten van klanten kunnen verminderen

Klantontevredenheid kan om verschillende redenen voorkomen, waarvan sommige buiten uw controle zijn. Hoewel klachten van klanten in elk klein bedrijf kunnen voorkomen, kunnen er stappen worden ondernomen om ze te verminderen. Medewerkers in elke branche kunnen proactief zijn in het verminderen van klachten, waardoor de klanttevredenheid toeneemt.

Test de service

Om klachten van klanten te voorkomen en te verminderen, helpt het om te weten welke potentiële problemen de klant kan hebben. Als u de oorzaak van het probleem kent, kunt u stappen ondernemen om dit probleem op te lossen voordat de klant klaagt. Medewerkers moeten de rol van klant spelen om de service van de organisatie uit te testen. Hierdoor kunnen werknemers zien hoe klanten de organisatie bekijken. Dit biedt ook de mogelijkheid om mogelijke problemen die kunnen leiden tot klachten te identificeren.

Verwachtingen instellen

Bepaalde klachten van klanten kunnen te wijten zijn aan hoge verwachtingen of meer verwachten dan uw organisatie kan bieden. Door klanten te laten weten wat ze kunnen verwachten, kunnen medewerkers het aantal klachten verminderen. Om dit effectief te kunnen doen, moeten werknemers kunnen voldoen aan de verwachtingen die zijn gesteld. Dit kan worden bereikt door te weinig beloftes en te veel te zeggen, wat betekent dat er iets lagere verwachtingen worden gesteld, zodat u ze gemakkelijk kunt overschrijden.

Feedback geven

Het bewijzen van de klanten met een manier om feedback te geven over uw organisatie is een effectieve manier om klachten te verminderen. Dit kan op verschillende manieren worden gedaan, afhankelijk van de organisatie. Medewerkers kunnen de klant direct vragen of aan alle behoeften is voldaan of dat ze op een of andere manier ontevreden zijn. Een feedbackformulier kan aan klanten worden gegeven of in een drukke zone worden geplaatst. Ontvangstbewijzen kunnen ook een URL of telefoonnummer bevatten waarop klanten feedback kunnen geven. Wanneer medewerkers feedback van klanten ontvangen, kan handelen naar aanleiding van die feedback klachten verminderen of voorkomen.

Wanneer u een klacht ontvangt

Klachten van klanten zijn een onvermijdelijk onderdeel van het bedrijf, ongeacht de stappen die u neemt om ze te verminderen. Wanneer u een klacht ontvangt, is het belangrijk om deze goed af te handelen, zodat u de klant behoudt. Luister aandachtig naar de klacht en herhaal deze terug naar de klant om er zeker van te zijn dat u het probleem goed begrijpt. Excuses voor het probleem zonder excuses hiervoor te maken en een oplossing aan te bieden. Je moet ook de klant bedanken voor het onder de aandacht brengen van het probleem.