Hoe een slechte prestatie-evaluatie te documenteren

Wanneer werknemers slecht presteren, kan dit van invloed zijn op alles, van de bedrijfsresultaten tot het moreel van het bedrijf. Daarom is het belangrijk dat managers snel ingaan op slechte prestaties van werknemers en strategieën voor verbetering ontwikkelen. Gewoon een werknemer vertellen om het beter te doen, is echter niet voldoende, vooral als hij niet verbetert en je zijn baan moet beëindigen. Goede schriftelijke documentatie van de prestatieproblemen en de stappen die u hebt genomen om een ​​medewerker te helpen verbeteren geeft u niet alleen een plan, maar helpt u ook te beschermen als een ontslagen werknemer juridische stappen tegen het bedrijf neemt.

1.

Verzamel bewijs van de slechte prestaties van de werknemer. Verkoopcijfers, klant- of klantrecensies en opmerkingen of voorbeelden van slecht werk ondersteunen uw claims van slechte prestaties en dienen als bewijs in geval van een geschil.

2.

Plan een vergadering met de slecht presterende medewerker. Verhelder tijdens de vergadering uw verwachtingen, vertel haar hoe zij niet aan die verwachtingen voldoet en hoe zij kan verbeteren.

3.

Sta de werknemer toe om zijn slechte prestaties te verklaren. Als er belangrijke emotionele of persoonlijke problemen zijn die zijn werk beïnvloeden, geef dan, indien van toepassing, informatie over het medewerkerbijstandsprogramma van uw bedrijf. Documenteer het antwoord van de werknemer in uw aantekeningen.

4.

Ontwikkel een prestatie verbeterplan. Het plan moet uitvoerbare verbeterstappen omvatten, een deadline voor aantoonbare verbetering en een schets van de gevolgen voor het niet halen van de doelstellingen van het plan. Onderteken het plan en vraag de werknemer om ook te ondertekenen, waarmee wordt aangegeven dat zij de acties uitvoert die in het document worden beschreven.

5.

Schrijf een memo op basis van de vergadernotities. Het rapport moet de punten van uw discussie benadrukken en moet de stappen beschrijven die de werknemer kan nemen om te verbeteren. Vraag de werknemer om de notitie te ondertekenen en te dateren, met vermelding van de ontvangst van het rapport.

6.

Voeg de aantekeningen, het prestatieverbeteringsplan en de beoordelingsmemo toe aan het personeelsdossier van de werknemer. Maak regelmatig contact met hem om zijn verbetering te controleren, of onderneem indien nodig verdere actie.

Tips

• Nodig een lid van HR of een andere manager uit om als getuige de vergadering bij te wonen als u verwacht dat de werknemer boos of confronterend wordt.
• Stel uw verwachtingen voor de prestaties vast aan de werknemer zodra zij bij het bedrijf komt om misverstanden en onvoldoende werk te voorkomen.

Waarschuwing

• Neem contact op met de personeelsafdeling van uw bedrijf voordat u een slechte evaluatie maakt om het beleid van bedrijven met betrekking tot beoordelingen te bevestigen en ervoor te zorgen dat u alle noodzakelijke protocollen volgt. Als uw werknemer bijvoorbeeld wordt vertegenwoordigd door een vakbond, moet u mogelijk vakbondsvertegenwoordigers op de hoogte brengen van de corrigerende acties en kopieën van uw documentatie verstrekken.