Hoe negatieve gebeurtenissen op de werkplek te documenteren

Als je probeert een onrechtmatige beëindiging, pesterij, discriminatie of andere rechtszaak te verdedigen zonder bewijsmateriaal over negatieve werkgerelateerde incidenten of gedragingen of gedragspatronen van medewerkers, kun je je vermogen om je kleine bedrijf te verdedigen voor de rechtbank verzwakken. Verzekeringsmaatschappijen kunnen mogelijk claims vermijden als u geen gevallen van negatieve gebeurtenissen op uw bedrijfslocatie kunt documenteren, zoals defecten aan apparatuur, diefstal of vandalisme. Het creëren van een bedrijfshandboek, het verspreiden ervan onder werknemers en het hebben van een systeem voor het verifiëren van insubordinatie, intimidatie of andere gevallen van negatief gedrag van werknemers, evenals niet-fout-negatieve gebeurtenissen, zullen u helpen juridische problemen te voorkomen die kunnen voortvloeien uit een rechtszaak tegen werknemers en voorkomen van niet-geslaagde verzekeringsclaims.

1.

Maak een geschreven bedrijfsbeleid met gedragingen zoals aanwezigheid, onderbrekingen, kleding, intimidatie, dating, roddels, lichamelijk contact, drugsmisbruik, diefstal, veiligheidsschendingen, parkeren en gebruik van apparatuur om persoonlijke redenen. Neem uw beleid op voor het melden van en reageren op grieven. Maak een schriftelijk beleid met betrekking tot de rapportage van ongevallen en andere negatieve incidenten, ongeacht of deze betrekking hebben op werknemers en ongeacht of iemand schuldig is. Geef het document aan een advocaat of HR-professional om te beoordelen.

Versies kopieën van uw beleid aan werknemers en laat hen, per e-mail of schriftelijk, bevestigen dat zij de voorwaarden van uw beleid hebben gelezen, begrepen en ermee instemmen. Voor schriftelijke bevestigingen zijn een handtekening, titel en datum vereist. Een e-mail toont het adres van de werknemer en de verzonden datum en tijd.

2.

Ontmoeting met werknemers die betrokken zijn bij een negatief incident wanneer er zich een voordoet. Laat een neutrale, externe medewerker getuige zijn van de vergadering als het een personeelsprobleem betreft. Luister naar de meldingen van het incident en vraag elke betrokken partij om schriftelijk een reactie te documenteren, samen met zijn handtekening en de datum. Vraag een van de getuigen naar het voorval om wat ze zagen of hoorden te schrijven en hun aantekeningen te ondertekenen en te dateren.

Als het incident geen werknemer betreft, zoals vandalisme in uw pand, diefstal of een machinestoring die uw eigendom beschadigt, laat de persoon die het rapport invult dan ook zoveel mogelijk details bevatten, waaronder de datum, tijd en andere relevante informatie. feiten. Als andere werknemers de gebeurtenis hebben gezien, vraag hen om het rapport te ondertekenen en te dateren. Dien een proces-verbaal in wanneer u denkt dat een incident strafbaar kan zijn.

3.

Beslis over een gedragslijn en overleg met een advocaat of HR-professional om de legaliteit van uw reactie op een personeelsincident te bespreken. Maak kennis met de medewerker en geef uw reactie op het incident schriftelijk. Laat de medewerker uw antwoord lezen, inclusief de actie die u onderneemt en laat hem ondertekenen en daten. Laat een neutrale, externe medewerker getuige zijn van de vergadering.

4.

Zet alle documenten met betrekking tot personeelsincidenten in het personeelsdossier van de werknemer en bewaar deze voor de duur van de tijd van de werknemer bij het bedrijf en gedurende ten minste een jaar daarna, voor het geval de werknemer het bedrijf aanklaagt nadat hij uw baan heeft verlaten.

Bewaar niet-foutdocumenten in een apart bestand. Bespreek met uw advocaat of u kopieën naar uw verhuurder of verzekeringsmaatschappij moet sturen.