Hoe vergaderingen met ondergeschikten te documenteren

Uw vergaderingen met werknemers kunnen juridische gevolgen hebben. Als u te maken heeft met een moeilijke werknemer of iemand die consequent slechter presteert, moet u uw vergadering documenteren om de stappen te laten zien die u hebt genomen om de medewerker te helpen verbeteren. In het geval van beëindiging of disciplinaire actie, zult u een verslag hebben van uw inspanningen om te laten zien dat uw acties gebaseerd waren op een voortgaande inspanning om de situatie te verbeteren.

Schrijf datums en tijden op

Hoewel het schrijven van de datum en het tijdstip van een vergadering triviaal lijkt, kan deze informatie een enorme impact hebben op disciplinaire maatregelen en beëindigingsacties. U moet opmerken wanneer de ontmoeting met een ondergeschikte plaatsvindt en wie aanwezig was. Dit zal aantonen wanneer u progressieve actie ondernam om de problemen die u heeft met een medewerker aan te pakken.

Houd een record van doelen bij

Een deel van uw ontmoeting met een medewerker moet doelen dekken. Noteer de prestatie- en verbeteringsdoelen die u met de werknemer stelt, inclusief criteria om de voortgang naar die doelen te meten. Deze documentatie van doelen bewijst dat u een poging tot herstel hebt ondernomen om de werknemer te behouden.

Documentincidenten

Wanneer er zich negatieve incidenten voordoen waarbij uw moeilijke werknemer betrokken is, noteer dan wanneer de incidenten zich hebben voorgedaan en schrijf een korte beschrijving van wat er is gebeurd. Behandel deze aantekeningen terwijl u de ondergeschikte ontmoet, en maak aanvullende aantekeningen over de reactie van de werknemer op uw opvoeding van de incidenten.

Lijst door werknemers aangeboden oplossingen

Vraag oplossingen van de medewerker tijdens vergaderingen. Noteer de suggesties van de werknemer voor oplossingen. In het geval dat deze persoon deze suggesties niet opvolgt, zult u documentatie hebben over het verzuim van de werknemer om de nodige inspanningen te leveren.

Maak schriftelijke waarschuwingen

Als u een medewerker tijdens een vergadering moet waarschuwen, noteer dan de waarschuwing in uw verslag van de vergadering. Hoewel u mogelijk ook een document laat ondertekenen door de werknemer om de vergadering te bevestigen, ondersteunt uw deelname aan de vergadernotities uw claim dat u de medewerker op de hoogte heeft gesteld van dreigende discipline of beëindiging als u geen gedragsveranderingen ziet.

Cite bedrijfsbeleid en regels

Bij geschillen met een medewerker is een van de belangrijkste kwesties of u eerlijk hebt gehandeld door de regels toe te passen. Vermeld tijdens uw vergadering de regels en het beleid die u volgt bij het omgaan met de werknemer. Noteer de bronnen van die richtlijnen en geef aan dat u ze volgt.