Voorbeelden van onkostenboekhouding

Bedrijven produceren verschillende financiële rapporten om de prestaties en de waarde van het bedrijf te bewaken. Eén zo'n rapport is de resultatenrekening, ook wel een winst- en verliesrekening genoemd. In dit rapport worden inkomsten uit verkopen, ontvangen rente en andere bronnen en uitgaven, zoals loonlijst, huur en verkochte kosten van goederen, geregistreerd. Over het algemeen worden de verkopen voor een rapportageperiode vergeleken met de gemaakte kosten om die verkopen te ondersteunen.

Compensatie van accounts

De heersende boekhoudmethode is het systeem met dubbele invoer. Voor deze methode zijn ten minste twee accountnummers voor elke invoer vereist. Als het bedrijf een cheque uitdeelt op het moment van aankoop, is de juiste compensatie de kasrekening. Er zijn echter tussenstadia waar facturen kunnen passeren voordat de cheque daadwerkelijk wordt uitgegeven. Als goederen of diensten op krediet worden gekocht, is de compensatie normaal gezien crediteuren. Als een bedrijf gedurende één boekhoudperiode een schuld oploopt, maar de factuur niet op tijd ontvangt om het in de juiste periode op te nemen, is de compensatierekening normaal gesproken opgelopen kosten. Als de uitgave betrekking heeft op meerdere boekhoudperioden, wordt de uitgave geheel of gedeeltelijk gecompenseerd met vooruitbetaalde kosten.

Voorbeeld: Expenses Offset to Cash

Een kost wordt verrekend met contant geld als deze wordt betaald op het moment van aankoop. Als een bedrijf bijvoorbeeld geen krediet bij een leverancier heeft, moet het mogelijk betalen wanneer goederen worden geleverd of de service wordt uitgevoerd. Als een bedrijfseigenaar een cheque neemt naar de kantoorwinkel en pennen, paperclips en tonercartridges koopt, worden de kosten geboekt als een afboeking op kantoorbenodigdheden en is de geldrekening het compensatiebedrag.

Voorbeeld: uitgavencompensatie voor crediteurenadministratie

Rekeningen die niet direct worden betaald, worden meestal verrekend met crediteuren. Als een bedrijf een tiental dozen kopieermachinepapier ontvangt van een leverancier met kredietvoorwaarden, is de juiste boeking een afschrijving op kantoorbenodigdheden en een afschrijving op crediteuren. Wanneer de cheque wordt uitgegeven, zou de boeking debiteuren en tegoed in contanten debiteren.

Voorbeeld: uitgavencompensatie voor vooruitbetaalde uitgaven

Het matchingprincipe vereist dat bedrijven uitgaven voor meerdere boekperioden opnemen als vooruitbetaalde kosten. Alleen het deel voor de huidige periode wordt als een last geboekt. Ter illustratie koopt een bedrijf een verzekeringspolis die loopt van 1 juni van een jaar tot 31 mei van het volgende jaar. Het beleid kost $ 2.400 en dekt 12 maanden. Als het bedrijf de volledige premie op 1 juni betaalt, zou het item verzekeringskosten debiteren voor $ 200, vooruitbetaalde kosten voor $ 2.200, en contant voor $ 2.400. In elke volgende maand zou de boeking verzekeringskost $ 200 incasseren en prepaid $ 200 crediteren.

Voorbeeld: Kostencompensatie voor te hoge uitgaven

Het matchingprincipe vereist ook dat bedrijven die de boekhoudmethode op transactiebasis gebruiken om uitgaven vast te leggen tijdens de maand waarin de factuur is gemaakt, in plaats van wanneer deze wordt betaald. De maandelijkse factuur van een bedrijf voor internetdiensten is bijvoorbeeld $ 250. De provider mailt de rekeningen te laat voor het bedrijf om de werkelijke factuur te registreren. Voordat de boekhoudperiode wordt afgesloten, debiteert de onderneming de juiste onkostenrekening, zoals internetkosten of -communicatie, en bedragen die zijn aangewend voor uitgaven. Hoewel het bedrijf de factuur kan vastleggen door de gemaakte kosten te debiteren in plaats van internet of communicatie, is de meest gebruikelijke methode om de opgebouwde rente eerst om te keren door de opgebouwde kosten te debiteren en de onkostenrekening te crediteren. De factuur wordt vervolgens ingevoerd, met debitering van de onkostendeclaratie en crediteringsrekeningen die betaalbaar zijn voor het factuurbedrag.