Voorbeelden van administratieve teamrollen

Administratieve medewerkers vormen de ruggengraat van de meeste zakelijke bedrijven en voeren de soorten taken uit die nodig zijn om bedrijven te laten functioneren, maar die managers te veel tijd kosten om uit te voeren. Medewerkers die administratieve taken in kleine bedrijven afhandelen, kunnen net zo belangrijk zijn als bedrijven in bedrijven. Met een administratief team aan boord in uw kleine onderneming kunt u zich concentreren op taken die direct verband houden met het laten groeien van uw bedrijf, in plaats van vast te zitten aan administratieve details.

Telefoneren

Administratieve teams behandelen zowel inkomende als uitgaande telefoongesprekken. Een receptionist kan bijvoorbeeld alle inkomende oproepen beantwoorden, vaststellen wie de beste persoon in de organisatie is om de oproep te ontvangen en vervolgens de oproep dienovereenkomstig routeren. Een administratief medewerker kan, als een ander voorbeeld, klanten bellen namens zijn leidinggevenden om na te gaan of de klant tevreden is met zijn laatste aankopen.

mailings

Administratieve medewerkers hebben meestal de taak om alle mailcorrespondentie af te handelen. Leden van administratieve afdelingen kunnen verantwoordelijk zijn voor het opstellen van brieven, het afdrukken van poststukken en het afhandelen van de werkelijke mailings, waaronder het kopen van postzegels bij een nabijgelegen postkantoor of rechtstreeks werken met vertegenwoordigers van serviceproviders zoals FedEx.

Gegevensinvoer

Gegevensinvoer is het invoeren van informatie van een afgedrukte pagina in een computerdatabase of van het handmatig invoeren van gegevens van de ene softwaretoepassing in de andere. Administratieve medewerkers op een boekhoudafdeling kunnen bijvoorbeeld handmatig factuurinformatie invoeren in een boekhoudsysteem. Marketingmedewerkers kunnen, als een ander voorbeeld, kwantitatieve klantgegevens uit de managementrapporten van meerdere winkels invoeren in een afzonderlijke database.

scheduling

Medewerkers van Clerical behandelen het vaakst alle planningsactiviteiten voor hun leidinggevenden. Administratieve teams behandelen vlucht- en hotelreserveringen, klantvergaderingen, diner- en seminarreserveringen, limousinevervoer en vrijwel elke planningsgerelateerde taak die de productiviteit van supervisors zou wegnemen.

Andere projecten

Administratieve banen kunnen een reputatie hebben als repetitief of alledaags, maar ze hebben vaak uitgebreide verantwoordelijkheden die continu nieuwe uitdagingen met zich meebrengen. Een administratief team voor een klein bedrijf zal waarschijnlijk worden ingezet voor nieuwe taken met elke week of maand en helpt de bedrijfsmanagers bij vrijwel alle grote projecten naarmate het bedrijf groeit. Assistenten kunnen bijvoorbeeld op een dag grote hoeveelheden marketingmateriaal printen en assembleren, terwijl ze de volgende dag helpen met een focusgroep in een plaatselijke koffieshop.