Werkgever Tijdkloksoftware voor computers

Het bijhouden van de werkuren van werknemers is een essentieel onderdeel van elk bedrijf met een beloningsstructuur rond een uurloon. Mechanische prikklokken zijn nauwkeurig genoeg voor het registreren van werktijden, maar een tijdklok die door software wordt bestuurd, kan records in een gemakkelijk leesbaar formaat bewaren en veel softwareprogramma's kunnen niet alleen de werktijden bijhouden, maar die tijden ook als gegevens voor boekhoudfuncties gebruiken .

Gebruik

Het daadwerkelijke gebruik van een tijdklok die gekoppeld is aan computersoftware is niet anders dan het gebruik van een traditionele mechanische tijdklok van het stoottype. De werknemer plaatst zijn kaart in het systeem, dat vervolgens de tijd registreert waarop hij het werkterrein betrad. Na het werk klopt de werknemer op dezelfde manier. In plaats van een traditionele ponskaart gebruiken moderne computertijdklokken in plaats daarvan een veegkaart of zelfs de handafdruk van de werknemer. De in- en uitlooptijden, evenals de tijd besteed aan werken, worden vervolgens opgeslagen voor gegevensverwerking.

Verwerking van de gegevens

Met een op software gebaseerd systeem, vereisen de gegevens uit de tijdklokken niet langer het berekenen van de gewerkte tijd of de betaling voor de werknemers. De software registreert de naam en de gewerkte tijden van de werknemer, evenals de uitbetalingsratio, met totale loonberekeningen die eventuele aanpassingen bevatten die nodig zijn vanwege overwerk. Alle resulterende informatie is beschikbaar voor bezichtiging door bevoegd personeel met behulp van een verscheidenheid aan variabelen. De software kan bijvoorbeeld de gewerkte tijd weergeven op basis van de naam van de werknemer, de tijd die is ingeklokt door werknemers per sectie of divisie, de tijd die medewerkers hebben gewerkt in een bepaald betalingsbereik of welke andere variabelen dan ook in het systeem zijn geplaatst. Omdat de gegevens digitaal zijn, kunnen ze onbeperkt worden opgeslagen voor eenvoudig archiveren.

Voordelen

Het grootste voordeel van time-clock-software is het snelle data-crunchen dat de noodzaak voor handmatig archiveren bespaart. Dit betekent dat u de medewerker die anders de berekeningen zou hebben uitgevoerd, aan andere taken zou kunnen toewijzen. De computer verkleint ook de kans op fouten in betalingen die kunnen leiden tot over- of onderbetaling van werknemers. Bovendien reduceert het gebruik van tijdkloksoftware die afhankelijk is van een handafdruk, vingerafdruk of passe-partout het probleem van "tijddiefstal", waarbij een medewerker zich aanmeldt voor een collega, waardoor het systeem nauwkeuriger wordt doordat de medewerker daadwerkelijk aanwezig is.

Een softwarepakket kiezen

Er zijn veel time-clock softwaretoepassingen beschikbaar en het kiezen van de juiste voor uw bedrijf hangt af van het type systeem dat u het prettigst vindt om te gebruiken. De combinatie van software en hardware is een van de grootste overwegingen bij het selecteren van een softwarepakket. De time-clock-software van MinuteHound is bijvoorbeeld afhankelijk van een USB-vingerafdrukapparaat dat op een computer is aangesloten. Medewerkers steken hun vinger in het apparaat en als het overeenkomt met het versleutelde vingerafdrukrecord, wordt er een invoer geregistreerd op de computer, waardoor de werknemer in of uit het werk wordt geregistreerd. Het is een eenvoudig systeem, maar beperkt tot een enkele locatie. TimeClick gebruikt een systeem dat iets minder beperkt is door de locatie. Met TimeClick meldt een medewerker zich aan bij het systeem vanaf een computer binnen een geselecteerd netwerk. Hierdoor kan de werkgever computers opzetten via een organisatie, meerdere ingangen omvatten of in bedrijven waar elke werknemer een computer gebruikt, waardoor werknemers direct van hun bureau kunnen in- en uitchecken. Virtual Time Clock is volledig computergestuurd zoals TimeClick en vereist dat medewerkers een pincode invoeren. Virtual Time Clock integreert met een extern boekhoudprogramma zoals QuickBooks voor gegevensopslag en salarisberekeningen. Het heeft ook realtime-functies, zodat u in één oogopslag kunt zien welke medewerkers momenteel aan het werk zijn, aan het werk zijn of voor de dag uit zijn.