Hoe een jaarlijkse zakelijke bijeenkomst voor een S Corp op te stellen

Kleine bedrijven kiezen S corporation organisatie om winsten - en verliezen - direct door te geven aan aandeelhouders, waardoor de aangifte van de vennootschapsbelasting wordt vereenvoudigd. De "S corp" -distributie biedt aandeelhouders de mogelijkheid om passerende inkomsten met aftrekposten in evenwicht te houden als gevolg van actuele verliezen of verliezen toegerekend over een periode van jaren. S Corps voldoen aan specifieke vereisten van de Internal Revenue Service, maar moeten ook voldoen aan de staatsvereisten voor het houden van vergaderingen, meestal jaarlijkse. Vanwege de intieme financiële relatie tussen onderneming en aandeelhouders moeten notulen van jaarlijkse vergaderingen een volledig en nauwkeurig beeld van de activiteiten van de onderneming bevatten.

1.

Begin de notulen met een lijst met aanwezige bestuurders en een quorumverklaring. Controleer de statuten voor een definitie van een quorum - meestal 50 procent plus één stem - wat het aantal directeuren is dat nodig is om zaken te doen.

2.

Vermeld de datum en wijze van kennisgeving van de jaarvergadering. Controleer nogmaals de statuten voor specifieke data voor jaarlijkse vergaderingen en meldingsvereisten.

3.

Lijst genomineerden voor het ambt met nominateurs en gevolmachtigden, gevolgd door de nieuwe functionarissen gekozen op de jaarlijkse vergadering van een directeur. Lijst van nieuwe bestuurders gekozen door het bestuur op een aandeelhoudersvergadering.

4.

Vermeld exacte beslissingen genomen door de aanwezige bestuurders. Resoluties - zoals een wijziging van geregistreerde agent, gecertificeerde openbare accountant of bedrijfsadres - kunnen bij meerderheid van stemmen worden aanvaard, maar statutenvoorstellen vereisen doorgaans een grotere meerderheid en vereisen ook deelname door actieve aandeelhouders.

5.

Voeg bijsturingswijzigingen toe op een bestuursvergadering als uw bestuurders en functionarissen de enige aandeelhouders zijn in uw S corp of op een aandeelhoudersvergadering indien vereist in uw statuten. Noteer dit proces en de stappen die zijn genomen of gepland om het uit te voeren. Noteer op een aandeelhoudersvergadering de persoon die de resolutie of wijziging heeft geïntroduceerd - de verhuizer - de seconder en het resultaat van de stemming.

6.

Vat de vergaderactiviteiten samen met een verklaring dat alle handelingen en beslissingen van de officiers tijdens het voorgaande jaar zijn bevestigd. Dit is met name van belang als er geen nieuwe besluiten zijn geïntroduceerd of als uw bedrijf bestaat uit slechts een paar aandeelhouders die ook directeuren en functionarissen zijn en de dagelijkse functies informeel worden uitgevoerd.

7.

Registreer nieuwe geïntroduceerde bedrijven en hun dispositie. De deelnemers kunnen bijvoorbeeld stemmen of de vraag kan worden doorverwezen naar de accountant van het bedrijf, een advocaat of een speciale commissie voor een aanbeveling.

8.

Noteer de tijd en de voorwaarden voor de verdaging. Groepen kunnen schorsen tot de volgende jaarvergadering of een datum waarop het bedrijf kan worden voortgezet.

9.

Geef de notulen van bestuursvergaderingen aan de nieuwe functionarissen en bestuurders om te ondertekenen; allen moeten het document ondertekenen en dateren om hun aanwezigheid en overeenstemming aan te geven. Minuutnemers dienen jaarlijkse vergaderminuten te ondertekenen met hun naam, kantoor en datum.

10.

Beëindig of druk de notulen van de bestuursvergaderingen zo snel mogelijk na de vergadering af om alle handtekeningen van de aanwezige directeuren te krijgen. Beëindig de aandeelhoudersnotulen binnen een paar dagen na de vergadering.

Dingen nodig

• Bedrijfsstatuten
• Robert's Rules of Order
• Corporation boek
• Minuten vormen
• Schrijfgerei of laptop en printer

Tips

• Bedrijfsgerelateerde wetten bepalen de beslissingen die tijdens uw jaarvergadering moeten worden genomen. Bedrijven adopteren typisch Robert's Rules of Order om hen structuur te geven.
• Stel een formulier in dat moet worden ingevuld tijdens jaarlijkse vergaderingen met spaties voor data, aanwezigheid, verkiezingsuitslagen, resoluties, verhuizers, ondertekenaars en handtekeningen om tijd te besparen. U kunt ook op een bestuursvergadering op een laptop werken, zodat u een kopie voor handtekeningen kunt afdrukken en deze meteen in het boek van uw bedrijf kunt invoegen.
• De vertrekkende penningmeester kan een financieel memorandum presenteren op een jaarlijkse bestuursvergadering, afhankelijk van de statuten. Houd het in zijn geheel bij wanneer het op een aandeelhoudersvergadering wordt gepresenteerd om het beschikbaar te maken voor referentie door aandeelhouders.

waarschuwingen

• Omdat alle functionarissen en directeurs de notulen van de jaarvergadering moeten ondertekenen, moet u ze kort en krachtig houden om discussie en mogelijk meningsverschil over wie wat zegt te minimaliseren.
• Neem alleen beslissingen en richtlijnen op, samen met de namen van degenen die bewegingen en seconden maken. Probeer geen discussies samen te vatten die eindeloos kunnen duren en die verwarrend, niet relevant materiaal bevatten.