Goede ideeën om tijdmanagementvaardigheden te verbeteren

Kleine bedrijven en eigenaren van kleine bedrijven zijn net zo gevoelig voor stress op de werkplek als grote bedrijven of werknemers. Het geheim van het effectief beheren van stress - ongeacht de grootte van een bedrijf - ligt in het aanpakken van stressgerelateerde problemen vanuit een organisatorisch en individueel perspectief. Slecht ontwikkelde of niet-bestaande tijdmanagementvaardigheden zijn een belangrijke stressfactor op de werkplek. Hoewel een klein bedrijf misschien niet over de financiële middelen beschikt om problemen met tijdbeheer aan te pakken door dure en soms complexe tijdbeheersoftware te kopen, zijn er tal van ideeën en alternatieven die weinig kosten.

Een organisatorische aanpak

Een van de beste manieren om tijdmanagement vanuit organisatorisch perspectief te benaderen, is dat een eigenaar van een klein bedrijf eerst vaardigheden voor goed tijdmanagement ontwikkelt en vervolgens een motiverend rolmodel voor de werknemers van het bedrijf wordt. Ideeën opnemen om de vaardigheden voor tijdmanagement in een nieuw ontwikkeld of reeds bestaand welzijnsprogramma voor werknemers te verbeteren, kan ook een efficiënte manier zijn om het probleem op organisatieniveau aan te pakken. Overweeg tijdmanagementtips op het prikbord van de medewerker te plaatsen, inclusief een tijdmanagementsegment in een reeks lunch-en-leerprogramma's en tijdmanagementideeën op te nemen in werkprocessen en procedures.

Gebruik afsprakenboeken

Koop afsprakenboeken voor het kantoorpersoneel, afdelingsmanagers en ander belangrijk personeel. Instrueer deze werknemers om te stoppen met het maken van takenlijsten voor losse vellen, die vaak zo lang worden dat ze niet effectief en niet bruikbaar zijn. Een planningsbeleid aannemen waarin vergaderingen, taken en activiteiten zijn gepland en niet alleen worden toegewezen aan een specifieke dag, maar ook met een specifieke begin- en eindtijd. Als het bedrijf een kantoorsoftwareprogramma gebruikt dat een planningsmodule bevat, is een elektronisch afsprakenboek een alternatief.

Onderbrekingen verminderen of stoppen

Moedig medewerkers aan om tijdverlies te beperken door een omgeving te creëren waarin werknemers zich op hun gemak voelen door 'nee' te zeggen. Een open deurbeleid, hoewel standaard in veel kleine bedrijven, is een open uitnodiging voor onderbrekingen en verminderde productiviteit. Medewerkers toestaan ​​om in plaats daarvan kantooruren op te nemen in de planning van afsprakenboeken is een efficiënte manier om tijd te plannen voor onderbrekingen. Neem een ​​beleid aan dat stelt dat tenzij een probleem of probleem een ​​onmiddellijke reactie vereist, werknemers tijdblokken inplannen, zoals aan het einde van elke werkdag, om telefoontjes te beantwoorden en ontvangen e-mails gedurende de dag te beantwoorden.

Maak planning een prioriteit

Een wekelijkse planningsbijeenkomst van maandagmorgen van 30 minuten kan de weg bereiden voor weekactiviteiten. Wekelijkse planningsbijeenkomsten bieden werknemers een beter inzicht in wat er tijdens de week moet worden bereikt. Het opnemen van een vraag-en-antwoordsessie in elke wekelijkse vergadering biedt iedereen de gelegenheid om vragen te stellen die mogelijk moeten worden beantwoord en om verduidelijking te krijgen over onduidelijke procedures die anders zouden kunnen leiden tot tijdverspillende werkonderbrekingen. Moedig medewerkers aan om dagelijks de eerste 15 minuten tot 30 minuten te besteden aan het maken of wijzigen van een dagplan.