GAAP-regels voor oninbaarheid

Wanneer u een bedrijf heeft, zou u willen denken dat elke klant die u geld verschuldigd is, volledig zal betalen. In werkelijkheid zal een bepaald percentage van de klanten waarschijnlijk echter hun verplichtingen niet nakomen. Dit onderkennend, omvatten de financiële boekhoudstandaarden bekend als GAAP - algemeen aanvaarde boekhoudkundige principes - procedures voor het schatten, rapporteren en uiteindelijk afschrijven van oninbare vorderingen.

Debiteuren

Wanneer klanten uw bedrijfsgeld verschuldigd zijn, wordt die schuld als een actief op uw balans vermeld, te ontvangen debiteuren of 'A / R'. Onder GAAP moet u uw uitstaande debiteuren van tijd tot tijd evalueren, bijvoorbeeld een keer per jaar of eenmaal per kwartaal, en een schatting maken van hoeveel van het totaal u denkt dat u waarschijnlijk niet kunt verzamelen. Bedrijven maken hun inschatting op basis van ervaringen uit het verleden.

Oninbare schuldlast

Onder GAAP, wanneer u verkopen aan klanten verricht, neemt u onmiddellijk de opbrengsten op uw winst-en-verliesrekening op, zelfs wanneer de klanten niet onmiddellijk betalen. Wanneer u niet in staat bent om op rekeningen van klanten te incasseren, moet u een uitgave rapporteren om de omzet te compenseren die u op het moment van de verkoop heeft gemeld. Dit staat bekend als een "dubieuze debiteur". Maar hier wordt het lastig: u wacht niet tot accounts slecht zijn voordat u een uitgave meldt. U rapporteert veeleer een uitgave op basis van de schatting die u hebt gemaakt toen u uw debiteuren analyseerde. Stel dat u $ 50.000 aan A / R heeft en uw analyse suggereert dat $ 1.500 niet inbaar is. GAAP vereist dat u die kosten van $ 1.500 dubieuze debiteuren onmiddellijk meldt. U weet niet welke specifieke accounts slecht zullen worden, maar u weet dat sommigen dat zullen doen, en GAAP benadrukt dat uw financiële overzichten dat weerspiegelen.

Tegoed voor dubieuze accounts

In combinatie met de debiteuren in de boeken van een typisch bedrijf is een speciale rekening genaamd "vergoeding voor dubieuze rekeningen" of "vergoeding voor oninbare rekeningen." Dit is een "contra-activum", wat betekent dat het saldo wordt gecompenseerd in een andere activarekening - in dit geval A / R. Het bedrag dat u rapporteert als een oninbare vordering gaat in deze uitkering. Als u doorgaat met het voorbeeld, heeft u een debiteurensaldo van $ 50.000 met een opslag van $ 1.500. Onder GAAP moet uw balans A / R rapporteren "netto van emissierechten". Uw balans zou dus een netto-omzet van $ 48.500 laten zien.

Schrijf-Offs

Op een gegeven moment zul je een account zelfs oninbaar achten. Wanneer dat gebeurt, "schrijft" u het account af. Stel dat u besluit dat een specifieke schuld van $ 100 oninbaar is. Eerst verlaagt u uw debiteuren met $ 100. U verlaagt ook de vergoeding voor dubieuze accounts met $ 100. In het voorbeeld zou uw debiteurenevenwicht dalen tot $ 49.900, terwijl de vergoeding zou dalen naar $ 1.400. Houd er echter rekening mee dat uw netto-klantenvorderingen hetzelfde blijven: $ 49.900 - $ 1.400 = $ 48.500. Deze afschrijving vindt alleen plaats op de balans. U hebt de dubieuze debiteuren al gemeld, dus er is geen impact op de resultatenrekening.

aanpassingen

Als er nog steeds geld 'overgebleven' is in de dubieuze accounttoeslag, kunt u de volgende keer dat u A / R beoordeelt mogelijk een kleinere oninbaarheidsuitgave melden. Stel bijvoorbeeld dat de vergoeding $ 500 heeft overgehouden wanneer u uw reguliere beoordeling uitvoert. Als u vaststelt dat $ 1.300 van uw rekeningen oninbaar is, hoeft u alleen een onkostenvergoeding van $ 800 te rapporteren, waardoor de vergoeding wordt terugverdiend tot de noodzakelijke $ 1.300. Aan de andere kant, als uw uitkering sneller verloopt dan verwacht tussen beoordelingen en u meer oninbare vorderingen moet afschrijven, moet u de uitkering aanvullen door onmiddellijk een extra onkostenvergoeding te nemen.