Hoe kan ik kilometerkosten aan een werknemer geven?

Geen enkele wet schrijft voor dat werkgevers de werknemer geldskosten geven, maar veel bedrijven kiezen ervoor om dit te doen als een gebaar van goede wil en omdat kilometervergoeding een fiscaal aftrekbare bedrijfskost is. Bedrijfseigenaren kunnen werknemers kilometersvergoedingen geven of ze vergoeden voor gasontvangsten. Bij het samenstellen van elk type kilometervergoedingsplan is het belangrijk om een ​​zorgvuldige registratie bij te houden van zakelijke reizen, zoals gasontvangsten en onderhoudsrecords, kilometerregistratielijsten en bijbehorende kosten, zoals de kosten voor tolwegen en parkeren.

1.

Maak een bedrijfsbreed beleid voor de manier waarop werknemers worden gecompenseerd voor kilometerkosten. Houd er rekening mee of een medewerker een privévoertuig of een bedrijfswagen bestuurt. Factor in niet alleen de kosten van gas, maar onderhoud en algemene slijtage, vooral als een werknemer een privévoertuig voor bedrijfsgebruik gebruikt.

2.

Maak een beleid voor wat zakenreizen is. Over het algemeen wordt pendel naar en van het werk niet beschouwd als een voor de belasting aftrekbare uitgave voor werkgevers of werknemers. Reizen buiten de stad voor zakelijke doeleinden zoals conferenties en vergaderingen is echter aftrekbaar. Daarnaast worden functiegerelateerde functies die worden uitgevoerd op de weg van en naar een vestiging ook beschouwd als aftrekbare kosten.

3.

Gebruik belastingaftrek in uw voordeel. Als u een werknemer vergoedt voor gas dat hij in een bedrijfsvoertuig stopt, moet u de werknemer contant vergoeden met behulp van een boekhoudcode voor bedrijfskosten die niet in het salaris van de werknemer is verwerkt. U kunt de betaling dan als een belastingaftrek claimen. Als u een werknemer vergoedt voor kilometerstand die is geplaatst op een persoonlijk voertuig dat voor zakelijke doeleinden wordt gebruikt, kunnen u en de werknemer beter worden bediend met behulp van een standaardaftrek voor de belastingdienst, die voor 2011 55, 5 cent per mijl is, te beginnen op 1 juli en 51 cent per mijl voor zakenreizen in de eerste zes maanden van 2011. Deze benadering vergoedt de werknemer voor de geschatte prijs van gas en onderhoud op een kilometer afstand.

Tips

• Geef werknemers bedrijfsgaskaarten om gas te betalen in zowel persoonlijke als bedrijfsvoertuigen. De werknemer hoeft nooit uit eigen zak te betalen en het volledige bedrag van de op de kaarten geplaatste kosten is aftrekbaar als een zakelijke uitgave voor de werkgever.
• Houd altijd nauwkeurige kilometerlogboeken bij. In logs moeten de zakelijke reisdoelen, datums en partijen die betrokken zijn bij transit worden aangegeven.

Waarschuwing

• Zorg ervoor dat werknemers begrijpen dat als het bedrijf ze vergoedt voor kilometerstand, het bedrijf het recht krijgt om een ​​belastingaftrek te claimen en de werknemer niet.