Hoe u een handelsfactuur invult

Commerciële facturen zijn een documentatie van verkochte goederen en de transactie die plaatsvond tussen een exporteur en een importeur. Naast het feit dat het een factuur is, worden dit soort facturen ook door douaneambtenaren gebruikt om bij te houden wat er wordt verzonden en om de waarde te bepalen. De factuur is het hoofddocument van de zending en alle bijbehorende papierwerk wordt waarschijnlijk gegenereerd op basis van de inhoud. De handelsfactuur is verplicht voor alle transacties tussen internationale kopers en verkopers. Het correct invullen van de factuur kan helpen om problemen bij de douane te voorkomen en uw zending te versnellen.

1.

Schrijf de bedrijfsnaam en het volledige adres van de verzender bovenaan de handelsfactuur. Vermeld ook een contactnaam, telefoonnummer en fiscaal identificatienummer. Geef dezelfde informatie weer voor de ontvanger na de gegevens van de verzender.

2.

Noteer de naam, het adres en de contactgegevens van de koper als deze een ander bedrijf is dan de ontvanger. Als u het btw-identificatienummer van de koper kent, neemt u dit op met de gegevens.

3.

Wijs een referentie- of factuurnummer toe aan de zending en noteer dit op de factuur. Deze cijfers zijn uiterst nuttig bij het volgen van bestellingen en betalingen.

4.

Vermeld de datum waarop de bestelling is geplaatst, samen met de verzenddatum. De bestelling kan van tevoren zijn geplaatst, bijvoorbeeld een maand of zelfs een jaar eerder. Het noteren van beide datums helpt om de informatie over de aankoop en verzending overzichtelijk te houden.

5.

Beschrijf de inhoud van de zending. Vermeld wat het product of de goederen zijn en het gebruik ervan, de waarde van het product, materialen die worden gebruikt om de breekbaarheid en toxiciteit, de grootte en het gewicht te bepalen. Noteer indien nodig ook alle serienummers die op de producten of goederen staan. Het bijhouden van de serienummers kan nuttig zijn in geval van diefstal.

6.

Controleer of de informatie op de handelsfactuur juist is en onderteken het formulier.