Een vriendelijke opening voor een zakelijke brief

Wanneer de meeste mensen gaan zitten om een ​​zakelijke brief te schrijven, is hun eerste neiging om formeel te schrijven - soms te formeel. Hoewel een zakelijke brief professioneel en beleefd moet zijn, hoeft het niet zo stijf te zijn dat lezen ongemakkelijk is, of nog erger, dat je zo onbeschoft en zelf belangrijk wordt. Een vriendelijke opening voor uw zakelijke brief kan u helpen dit te voorkomen door een of andere persoonlijkheid aan uw communicatie toe te voegen. Het is ook vaak een manier om de ontvanger van de brief te laten zien dat je om haar geeft, en niet alleen om de behoefte die je communiceert in de brief.

De vriendelijke aanhef

Wat de meeste mensen de "vriendelijke opening" noemen, is meestal de eerste regel tekst na de aanhef. De begroeting zelf kan u echter helpen uw brief in te stellen voor een vriendelijk begin. Je moet de ontvanger altijd op de juiste manier aanspreken als je hem ziet: voornaam als je bekend bent, en titel en achternaam als je dat niet bent of als je hem niet kent. Het is echter acceptabel om ' Hallo ' te gebruiken in plaats van een meer formele begroeting als u de persoon goed kent of als de inhoud van de brief deze begroeting niet onhandig zou maken.

Bijvoorbeeld, "Hallo Michelle, " is passend in een introductiebrief. Het zou niet in een afwijzingsbrief staan.

Personaliseer wanneer passend

In de meeste gevallen moet u uw vriendelijke opening beperken tot één zin na de aanhef. Ga dan meteen ter zake door iets te schrijven als: " Ik schrijf om te informeren naar ... " Maar als je de persoon aan wie je schrijft goed kent en je een paar regels wilt wijden aan persoonlijke gebeurtenissen in haar leven, voel je vrij om dat te doen. U kunt bijvoorbeeld schrijven: " Ik was verheugd over uw promotie tot manager, ik denk dat u perfect bent voor de taak." Een ander voorbeeld is: " Ik hoop dat je reis naar Spanje was wat je dacht dat het zou zijn. Ik zou graag foto's binnenkort zien. "

Begin met een bedankje

Er zijn een aantal verschillende manieren om uw brief op een vriendelijke manier te beginnen. Als u de persoon kent aan wie u schrijft, probeer dan tijdens uw eerdere gesprekken samen iets te bedenken dat hij noemde en gebruik het als de opening; dit laat hem zien dat je geeft om aandacht voor details. Als je de persoon niet goed kent of helemaal niet, wil je misschien beginnen met hem te bedanken. U kunt bijvoorbeeld schrijven: " Bedankt dat u mij mijn rapport ter beoordeling toestuurt. "

Dingen om te vermijden

Niet gutsen of overdreven beleefd zijn. Het is prima om woorden als 'alstublieft' en 'dank u' te gebruiken, maar je moet ze beperken zodat je ontvanger denkt dat je geen vertrouwen hebt en dus klinkt je brief professioneel, niet zoals smeken.

Gebruik uw eerste zin niet om te praten over een persoonlijke gebeurtenis waarvan u niet op de hoogte moet zijn of die op een of andere manier gevoelig is. Big Office-nieuws - zoals een promotie, huwelijk of nieuwe baby - is prima, maar vraag je baas niet hoe haar weekendje weg naar Maine was, tenzij ze met je sprak over gaan. Voeg geen details over uzelf en uw leven toe tenzij u de persoon goed kent of zij in een vorige brief heeft gevraagd.