Guide to Process Mapping

Een proceskaart of stroomschema kan een eigenaar van een klein bedrijf helpen om beter te begrijpen hoe werk wordt uitgevoerd en of verbeteringen de efficiëntie kunnen verhogen en verspilling en frustratie kunnen verminderen. Het maken van een dergelijke grafiek van een bestaand proces is een veelvoorkomende stap in methodologieën voor procesverbetering, maar u kunt profiteren van procesmapping, zelfs als u het op zichzelf gebruikt. Procesmappen kunnen ook weergeven hoe een nieuw of gewijzigd proces moet worden uitgevoerd, om ervoor te zorgen dat medewerkers de details en verwachtingen begrijpen.

Basis informatie

Het is meestal het beste om een ​​combinatie van technieken te gebruiken om informatie vast te leggen over hoe een proces momenteel wordt uitgevoerd. Vraag werknemers om hun stappen in volgorde op te sommen en leg situaties uit die ervoor zorgen dat ze de stappen veranderen. Observeer het proces en leg vast wat er wordt gedaan en hoe het wordt gedaan. Breng werknemers bij elkaar en bekijk de informatie die u hebt verzameld, vraag om aanvullende informatie en verduidelijk eventuele lacunes of tegenstrijdigheden.

Symbolen

Gebruik standaard process mapping-symbolen zodat iedereen die bekend is met de conventies uw procesoverzicht kan lezen en een basiskennis van uw proces kan krijgen. Een rechthoek vertegenwoordigt een standaardprocesstap, meestal een enkele actie die een persoon of machine uitvoert. Gebruik een ruitvorm om een ​​beslissing of keuzepunt aan te geven, waarbij de volgende stap afhankelijk is van een specifieke situatie. Andere vormen verwijzen naar begin- en eindpunten, voortzetting op een afzonderlijke pagina en bijbehorende documenten of apparatuur.

schepping

Start uw proceskaart door de eerste stap links bovenaan uw papier- of softwarelay-out te zetten. Als u wilt, kunt u daaraan voorafgaan met een afgeronde rechthoekige vorm die het begin van een proces aangeeft. Label elke stap met een korte zin die de uitgevoerde actie beschrijft en sluit processtappen aan met behulp van een lijn met een pijl aan het uiteinde om de richting aan te geven waarin het proces stroomt. Neem elke stap en elk beslissingspunt op in uw stroomdiagram, terwijl u over en langs de pagina beweegt. In sommige gevallen kunt u profiteren van het bijhouden van de tijd die het kost voor elke stap in een proces en voor eventuele vertragingen tussen stappen, en het labelen van uw stroomdiagram met deze informatie.

Analyse

Houd bij het beoordelen van uw proceskaart rekening met tekenen van inefficiëntie, zoals herwerken, knelpunten en kans op fouten. Let ook op wanneer werknemers aangeven dat een processtap anders wordt uitgevoerd door verschillende personen of onder bepaalde omstandigheden. Zorg ervoor dat deze variatie waarde toevoegt aan uw proces, in plaats van het toevoegen van complexiteit en het verminderen van standaardisatie. Vergeet niet dat de personen die het proces uitvoeren de procesplattegrond moeten beoordelen om te bevestigen dat deze correct is.

variaties

Voor complexere processen, of voor speciale situaties, wilt u misschien een speciaal soort procesoverzicht gebruiken. Als uw proces bijvoorbeeld veel hand-outs tussen individuen of groepen omvat, kunt u een implementatiefunctie of een multifunctioneel stroomdiagram kiezen waarin wordt aangegeven wie elke stap van een proces uitvoert. Als u in het bijzonder geïnteresseerd bent in weergave van het gedeelte van uw proces dat inefficiëntie weergeeft, kunt u een stroomschema voor opportunities maken, dat stappen scheidt die waarde toevoegen aan die welke afval vertegenwoordigen.