De effectiviteit van informatietechnologie voor boekhoudtoepassingen

Informatie technologie is tegenwoordig aanwezig in de meeste accountantskantoren via computers, printers en andere apparatuur. Een intrinsiek onderdeel van financiële processen, technologie wordt in de accountantskantoren vaak als vanzelfsprekend beschouwd. U kunt bijvoorbeeld online gaan en uw contante saldo op de bank bekijken wanneer u dat wilt, of u kunt journaalposten uploaden en er niet twee keer over nadenken.

Snelheid

Snelheid is het kenmerk van informatietechnologie. Het gebruik van meerdere technologieën resulteert in snellere en meer accurate resultaten. Houd er echter rekening mee dat elk stukje technologie dat wordt aangeschaft, hardware of software compatibel moet zijn om de beste prestaties te leveren. Als een stuk defect is of niet bruikbaar is, is het systeem niet effectief. Als bijvoorbeeld de boekhoudtoepassing voor netwerkbeheer faalt, wordt het werk verzand en is het systeem niet effectief. Om effectief te zijn wat snelheid betreft, zou het boekhoudsysteem naadloos moeten werken met de juiste hardware en back-upsystemen.

Nauwkeurigheid

Boekhoudingswerk is zeer gedetailleerd en nauwkeurigheid bij het vastleggen en rapporteren wordt zeer gewaardeerd. Technologie heeft een positief effect gehad op boekhoudtoepassingen omdat berekeningen die door een computerprogramma worden uitgevoerd, maar heel weinig fouten bevatten. Een factuur kan bijvoorbeeld verschillende regelitems en btw hebben. Als de factuur handmatig moet worden ontwikkeld, is de kans op fouten groot, maar dat is niet het geval als software met een juiste installatie wordt gebruikt.

Flexibiliteit

Een boekhoudafdeling heeft ook flexibele technologie nodig die zich kan aanpassen naarmate zakelijke praktijken veranderen. Om effectief te zijn, moet de informatietechnologie die is gekoppeld aan de boekhouding flexibel zijn om tegemoet te komen aan de veranderingen. Software moet bijvoorbeeld kunnen worden bijgewerkt om nieuwe processen aan te bieden, zoals creditcardverwerking, en de mogelijkheid om online facturen te verzenden. Anders wordt de software overbodig. Accountants gebruiken ook software voor belastingen en andere boekhoudbehoeften die vaak veranderen. Technologie moet behendig genoeg zijn om de veranderingen bij te houden.

Wolk

De nieuwste trend bij boekhoudtoepassingen is webhosting off-site. In plaats van een programma op uw computer te installeren en daar gegevens op te slaan, bevindt het programma zich op een server op een andere locatie; de opgeslagen informatie is toegankelijk via internet. Dat wordt ook wel "werken in de cloud" genoemd. Bedrijven kunnen geld besparen in software- en hardwareaankopen door zich aan te melden bij een cloudprovider en zijn programma's te gebruiken en ruimte te bieden voor het opslaan van gegevens, wat betekent dat het niet nodig is om een ​​grotere harde schijf te hebben of zich zorgen te maken over programmaversies. Het andere voordeel van de cloud is dat u overal waar u bent toegang heeft tot uw informatie.

overwegingen

Informatietechnologie is niet perfect. Vaak beïnvloeden problemen met verbindingen, compatibiliteit en andere technische problemen hoe boekhoudkundige processen worden uitgevoerd of helemaal niet. Om technologie effectief te maken in de boekhouding met minimale uitvaltijd, moeten bedrijven een plan hebben om te gaan met elektrische problemen, storingen in de internetverbinding en computervirussen. Essentiële boekhoudfuncties, zoals loonadministratie, moeten ten minste twee opties voor verwerking hebben. Als gegevens over het algemeen via internet worden verzonden, zorg er dan voor dat de informatie ook wordt gebeld of gefaxt, voor het geval er iets gebeurt met de computer of internetverbinding.