De nadelen van draaitabellen

Microsoft Excel biedt een breed scala aan functies voor het sorteren en ordenen van gegevens, maar Excel-gebruikers beschouwen draaiplaatjes vaak als de krachtigste tools van de software. Hoewel zakelijke gebruikers een schat aan informatie kunnen verzamelen uit Excel-draaitabellen, moeten gebruikers rekening houden met enkele belangrijke nadelen bij het gebruik van de draaitabelfunctie.

moeilijkheid

Hoewel draaitabellen Excel-gebruikers in staat stellen om snel gegevens in een handige kruistabelindeling te sorteren, kunnen sommige gebruikers zich geïntimideerd voelen door de schijnbare complexiteit van de tool. Danny Rocks, eigenaar van het softwaretrainingbedrijf The Company Rocks, legt uit dat gebruikers een eenvoudige draaitabel kunnen maken in slechts 10 muisklikken. In vergelijking met andere functies in Excel, kan dit aantal klikken de creatie van draaitabellen een complex en intimiderend proces laten lijken. Als u niet bekend bent met draaitabellen of met de gegevens in het bronwerkblad, vindt u het maakproces mogelijk niet intuïtief, wat de complexiteit van het gebruik van dit hulpprogramma vergroot.

Gegevensvaluta

Wanneer u andere gegevensanalysetools in Excel toepast, zoals voorwaardelijke opmaak of gegevensfiltering, weerspiegelen de gereedschappen onmiddellijk wijzigingen in gegevens zonder extra gebruikersinvoer. Draaitabellen werken met de gegevens die beschikbaar waren op het moment van maken en worden mogelijk niet meteen bijgewerkt wanneer de gegevens veranderen of er nieuwe gegevens beschikbaar komen. In plaats daarvan moet u mogelijk de draaitabellen vernieuwen of de tabellen volledig opnieuw maken na gegevenswijzigingen om de meest actuele informatie weer te geven.

Data bron

Excel-gebruikers die draaitabellen willen maken, moeten zich enige tijd vertrouwd maken met de brongegevens voordat ze met het maken beginnen. Omdat draaitabellen Excel-gegevens indelen in een kruistabelindeling, moeten gebruikers voldoende vertrouwd zijn met de gegevens om informatie correct in kolommen en rijen te plaatsen. Daarnaast kunnen sommige gebruikers enige tijd besteden aan het masseren van brongegevens om lege vermeldingen en andere problemen die een fout zouden kunnen veroorzaken in de draaitabel te elimineren. Als de bronpreadsheet nog geen duidelijke, gemakkelijk identificeerbare kolomkoppen bevat, moet u mogelijk tijd besteden aan het maken van koppen; deze koppen dienen als veldnamen tijdens het maken van de draaitabel.

Excel-indeling

Als u gegevens in een draaitabel met anderen wilt delen, kunt u een van de meest verschillende nadelen van deze Excel-tool tegenkomen. Het delen van bruikbare, functionele draaitabellen met anderen vereist het opslaan van de Excel-werkmap in Excel-indeling; Gebruikers die Excel niet hebben, kunnen de werkmap met de draaitabel mogelijk niet gebruiken of zelfs niet openen. Als u de volledige functionaliteit van draaitabellen niet hoeft te delen, kunt u de kruistabelgeorganiseerde gegevens afdrukken op papier of een PDF, maar deze uitvoerindelingen staan ​​niet toe dat ontvangers de draaitabelgegevens bijwerken of manipuleren. Sommige ontvangers kunnen mogelijk Excel-werkmappen openen met draaitabellen met open source Office-softwarepakketten, maar niet-Microsoft Office-toepassingen openen mogelijk niet betrouwbaar werkmappen met draaitabellen of interpreteren de tabelinhoud mogelijk niet goed.