Effectieve communicatiemethoden in een organisatie

Als een groep staan ​​eigenaren van kleine bedrijven bekend als geweldige praters. Meestal hebben ze veel om over te praten - namelijk de producten of services die de passie van hun leven vertegenwoordigen, evenals hun bedrijf. Toch vertaalt dit 'geschenk voor de mond' zich niet noodzakelijkerwijs in effectieve communicatie. Op dezelfde manier dat het gehoor verschilt van luisteren en lezen, garandeert het niet dat begrip alleen maar leidt tot bruikbare communicatie. En of een kleine bedrijfseigenaar 10 werknemers of 100 beheert, hij kan op één zekerheid baseren: van hem wordt verwacht dat hij elke dag informatie doorgeeft, duidelijk en diplomatiek.

Meer dan zijn tevredenheidsquotiënt hangt van deze geschiktheid af; de toekomst van zijn bedrijf kan er ook van afhankelijk zijn - tenminste als je gelooft dat de groei van een bedrijf is gekoppeld aan medewerkerstevredenheid en motivatie.

Dit is waarom het logisch is dat zelfs de meest uitgebreide eigenaren van kleine bedrijven hun aangeboren vaardigheden aanscherpen en beoordelen:

• De basis communicatiebehoeften van een klein bedrijf.
• De verschillende communicatiemethoden.
• Hoe informatie moet worden gecommuniceerd aan werknemers. Effectieve strategieën voor organisatiecommunicatie. De kosten van het negeren van organisatorische communicatie.

Wat is de communicatiebehoefte van een organisatie?

Ruim voor de lanceringsdag worden eigenaars van kleine bedrijven geconfronteerd met veel problemen die hun communicatievaardigheden (en hun geduld) testen. Ze moeten hulpprogramma's instellen zoals telefoon, elektriciteit en internetdiensten. Ze moeten kantoorbenodigdheden bestellen en leveringsschema's afspreken. Ze moeten ervoor zorgen dat hun marketingplan gefaseerd is en dat hun boekhoudsystemen aanwezig zijn. En natuurlijk moeten ze adverteren voor, interviewen en de mensen inhuren die zij aan zij zullen werken terwijl ze beginnen aan de nieuwe zakelijke onderneming.

Al deze ontmoetingen bieden goede werkwijzen voor de soorten communicatie die eigenaren van kleine bedrijven na de introductiedag verantwoordelijk zullen zijn. De problemen zelf zullen variëren van het triviale ("Wie heeft de frisdrank in de vriezer achtergelaten die 's nachts is geëxplodeerd?") Naar de enorm veelbetekenende ("Een nieuwe concurrent is zojuist door het blok gegaan, hier zullen we antwoorden.").

De doelstellingen van deze interne communicatie zullen over het algemeen in een of meer van de volgende categorieën vallen:

• Verreweg de meest gebruikelijke vorm van zakelijke communicatie informeren. Hieruit volgt dat goed geïnformeerde werknemers over het algemeen beter presteren op het werk, zolang de informatie die ze krijgen juist, zinvol en nuttig is. * Om advies te geven, vaak in de vorm van instructies en training.
• Suggesties, ideeën en meningen aanbieden, waarvan de kwaliteit de status van een klein bedrijfseigenaar als een gezaghebbende opinieleider kan verzegelen. * Overtuigen, en idealiter op de manier van voorzichtig suggestief zijn in plaats van dwingend.

• Motiveren -

  wanneer de communicatie ook inspirerend is, kan het wonderen doen om de loyaliteit van medewerkers te creëren en te versterken. Feedback geven, met name over prestatiedoelen. Om een ​​proces of een resultaat te beheersen, wat misschien formidabel klinkt tot je nadenkt over de mogelijkheden. Medewerkers in elk bedrijf moeten bepaalde beleidsregels, procedures of protocollen volgen. Op deze manier kan het besturen van een proces of uitkomst uw kleine onderneming helpen om soepel en zonder onderbreking te werken.

Wat zijn de verschillende communicatiemethoden?

Zelfs als je je maandelijkse marketingcommunicatieplan nauwelijks hebt opengebroken, word je waarschijnlijk getroffen door de verschillende tactieken die je marketingteam voor je heeft ontwikkeld. Dat is zoals het zou moeten zijn, vooral in de vroege dagen van een bedrijf.

Als je je zorgen maakt om alles bij te houden, is het vooral goed nieuws dat interne communicatie hoofdzakelijk uit twee verschillende methoden bestaat: schriftelijk en mondeling.

Dit klinkt misschien eenvoudig genoeg, maar het is het overwegen waard de mogelijkheden die beide methoden bieden:

• Schriftelijke communicatie omvat e-mails, brieven, memo's, voorstellen, brieven, trainingshandleidingen, beleid en sociale media. * Verbale communicatie omvat persoonlijke communicatie, zowel individueel als in groepen, en meerdere kanalen, de telefoon en teleconferentiehulpmiddelen.

Zelfs twee communicatiemethoden kunnen u iets geven om over na te denken. Met andere woorden, hoe weet u op welke methode u moet vertrouwen? Het zal afhangen van de situatie, maar geschreven communicatie kan geschikter zijn wanneer:

• Onmiddellijke feedback is niet nodig.
• Het bericht is zeer gedetailleerd of complex (wat betekent dat het meerdere keren gelezen kan worden om begrip te verzekeren). De ontvanger is tijdelijk buiten bereik. Een permanente registratie van de boodschap is wenselijk.

Verbale communicatie kan de betere keuze zijn als:

• Een bericht is dringend of actueel. Interactie of directe feedback is noodzakelijk. Het bericht is eenvoudig en duidelijk.
• Geen permanent record gewenst.

Sommige eigenaren van kleine bedrijven voegen een derde - en vaak even effectieve - methode toe: non-verbale communicatie. Dit is een geldig punt, vooral omdat veel communicatiestudies aantonen dat mensen een verbale boodschap net zo goed beoordelen voor inhoud als voor hoe het wordt gecommuniceerd via signalen zoals tone of voice, oogcontact, gezichtsuitdrukkingen, lichaamstaal en houding.

Hoe moet een organisatie informatie communiceren aan werknemers?

Als je het vraagt, krijg je waarschijnlijk veel constructieve feedback over je bezorgstijl. Maar geen enkele werknemer zal uw communicatiemethodes kunnen bekritiseren als u zich aan bepaalde principes houdt:

• Wees op tijd. Doe je best om ervoor te zorgen dat medewerkers nieuws en informatie van jou horen, en niet van een derde partij. Als de informatie vertrouwelijk is, zeg dat dan. Van mensen is bekend dat ze betrouwbaar zijn met gevoelige informatie; in feite zijn ze vaak gevleid door de uitbreiding van vertrouwen. Ze roddelen en verspreiden geruchten bij gebrek aan informatie. Wees eerlijk. U kunt zich wel of niet abonneren op het idee van 'transparantie'. Het kan voorkomen dat u bepaalde informatie niet of niet aan bepaalde werknemers kunt meedelen. Maar de informatie die u meedeelt, moet eerlijk zijn om als geloofwaardig te worden beschouwd. Wees feitelijk. Uw geloofwaardigheid hangt ook af van de kwaliteit van de informatie die u verstrekt. Dus als een externe bron uw zaak ondersteunt, gebruik het dan in elk geval als ondersteuning.
• Wees doelgericht. Uw werknemers moeten zich nooit laten afvragen: "Wat had dat voor zin?" Eigenlijk zou u een duidelijk omschreven doel moeten hebben voordat u de inhoud van een geschreven of mondelinge boodschap plant.
• Wees duidelijk. Makkelijker dan het klinkt, want duidelijkheid komt vaak met oefenen. Smeer uw leercurve in door eenvoudige, nauwkeurige taal te gebruiken en complexe termen te vermijden. Dit wil niet zeggen dat je "domme" berichten zou moeten doen; uw werknemers zijn waarschijnlijk zeer scherpzinnig. Maar als je bang bent dat een idee of concept voor verwarring kan zorgen, maak er dan een illustratie van of een voorbeeld van, zodat je boodschap begrepen wordt.
• Wees eerlijk en respectvol. Presenteer alle kanten van een situatie en vermijd bevooroordeelde, denigrerende en pijnlijke taal. Het kan helpen herinneren dat u als eigenaar van een klein bedrijf de toon zet voor uw organisatie. En als uw werknemers u bijvoorbeeld horen, openlijk een concurrent kleineren, zullen zij waarschijnlijk het recht hebben om hetzelfde te doen.
• Heb vertrouwen. Als je niet zeker bent over de timing, aard of inhoud van een bericht, volg dan je betere instincten en geef de kwestie meer aandacht voordat je handelt. Mensen nemen vaak snel aarzeling en onzekerheid op en dergelijke twijfels zullen uw boodschap bijna zeker ondermijnen.

Wat zijn de soorten effectieve communicatie met organisaties?

U zou geen eigenaar van een klein bedrijf zijn als u niet bereid was om uw imprimatur op het onderwerp van de organisatiecommunicatie te zetten. Trouwens, wat heb je aan "gift for gab" als je niet bereid bent dingen met elkaar te mixen en je eigen communicatiecocktail te creëren?

Natuurlijk zult u strategieën willen adopteren die uw persoonlijke stijl en comfortniveau aanvullen. Zoals veel bedrijfseigenaren, voelt u zich misschien het meest op uw gemak bij traditionele outreach-inspanningen, vooral face-to-face-ontmoetingen. Maar naarmate uw bedrijf groeit en u op zoek bent naar manieren om uw werknemers betrokken, productief en gemotiveerd te houden, kunnen sommige van deze strategieën voor traditie-ontmoetingen nieuw zijn:

• Terugkerende vergaderingen, met een twist. Er is niets nieuws (of, wat zou zeggen, spannend) over vergaderingen, maar dit hangt af van wie ze beheert - en hoe. Noem ze "check-ins", als je dat wilt, maar regelmatige "groepsbijeenkomsten" kunnen werknemers verantwoordelijk en gefocust houden. Als je je zorgen maakt over het afnemen van aandachtsniveaus, houd dan "stand-up" -bijeenkomsten, waarin iedereen blijft staan. (De sessies kunnen ook korter zijn.) U kunt ook in een cirkel gaan zitten. Of plan elke vrijdag een 'round-up', waarbij een sociaal uur wordt gesegmenteerd om de week op een positieve noot af te sluiten.
• Een open en draaiende deur. Open-deur-beleid neemt de wereld van kleine bedrijven ook niet echt stormenderhand. Maar stel je de verbazing van je werknemers voor als je het paradigma omdraait en door hun deur loopt en een stoel voor een informele of informele toespraak trekt. Als u echt het goede voorbeeld wilt geven en wilt dat medewerkers door uw deur lopen om met u te praten, maak dan duidelijk dat u denkt dat open deuren beide kanten op moeten.
• Mentor met betekenis. Het is gemakkelijk om on-boardingprocedures over het hoofd te zien, waarbij het vanzelfsprekend is dat nieuwe werknemers "leren hoe ze gaan". Vergemakkelijk hun leercurve door een mentor toe te wijzen die minimaal zes maanden als hun bestaansmiddel zal dienen. De andere voordelen: mentoren waarderen de status meestal (waardoor gezonde concurrentie tussen hun leeftijdsgenoten wordt aangespoord) en rapporteren vaak constructieve kritiek aan de baas (jij).

Wat zijn de effecten van slechte organisatiecommunicatie?

U hebt waarschijnlijk ontdekt dat effectieve communicatie tijd kost. Het kost tijd die je liever als een stille lunch nuttigt dan een debat tussen twee werkteams te voeren. Het kost tijd wanneer je aan het eind van de dag liever naar huis gaat dan naar de hal te blijven hangen om een ​​markante medewerker aan te moedigen. En het kost tijd die ervoor zorgt dat u het uitpakken van de dag uitstelt en gaat slapen in plaats van te reageren op een andere e-mail van laat op de avond.

Effectieve communicatie vergt tijd en moeite, en hoewel uw werkplek misschien niet door "een van de beste plaatsen om te werken" wordt verkozen door een opmerkelijk tijdschrift, mag het toch niet de meest schadelijke negatieve gevolgen van slechte communicatie ondervinden, zoals:

• Verlaagde productiviteit. Medewerkers die op drift, ongemotiveerd of ontevreden zijn, brengen werktijd door met medelijden met hun collega's; anderen zullen vinden dat niet-werkende activiteiten hun aandacht tijdens de werktijd in beslag nemen.
• Gemiste deadlines. Medewerkers die niet weten hoe ze een taak moeten voltooien, zullen er bijna zeker mee worstelen. * Frequenter verzuim. Medewerkers die worstelen met een van die emoties, hebben vaak moeite om op het werk te verschijnen. Ze zijn ziek, oke - van het gevoel uit de drukte.
• Hoge omzet. Iedereen weet dat rechteloze werknemers die het gevoel hebben dat ze geen stem op de werkplek hebben, besluiten hun stembanden in te breken door te stoppen.
• Een groter aantal verwondingen op de werkplek. Hieruit volgt dat werknemers die slecht geïnformeerd zijn of niet op de hoogte zijn van de juiste werkwijzen meer fouten maken en meer ongevallen op het werk hebben.
• Slechte klantenservice. Nog een zekerheid: bijna alles over een klein bedrijf komt volledig rond, te beginnen bij de eigenaar, verhuizen naar de werknemers en eindigen met de klant. Goede service is een gelukkig resultaat of een treurig slachtoffer van organisatorische communicatie.

Tegen deze achtergrond biedt innovatie geen schijn van kans - en misschien ook niet de onderneming waarin u zoveel hoop hebt geïnvesteerd. Met toewijding en praktijk kan elke eigenaar van een klein bedrijf echter leren om een ​​effectieve werkplekcommunicator te worden. Immers, eigenaren van kleine bedrijven zijn meer dan geweldige praters; als een groep worden ze ook onderscheiden als can do do-over-achievers.