Plichten van een commissie statuten voor non-profitorganisaties

Een statutair comité van de non-profitcommissie is verantwoordelijk voor het opstellen en bijhouden van de statuten van de organisatie, de reeks regels die haar activiteiten en activiteiten sturen. De statuten omvatten het aantal bestuurders dat de organisatie zou moeten hebben, de rollen en verantwoordelijkheden van de bestuurders en het aantal en de frequentie van de vergaderingen van de raad van bestuur. De statuten schetsen doorgaans kort of verwijzen eenvoudigweg naar andere beleidslijnen en procedures, zoals werving en belangenconflicten. Als de organisatie werknemers heeft betaald, kunnen de statuten ook de betaalde posities in de organisatie en de compensatiepraktijken voor elke positie vermelden.

Voorbereiding van de statuten

Het huishoudelijk comité is verantwoordelijk voor het verzamelen van alle informatie die nodig is om de statuten op te stellen. Commissieleden onderzoeken vaak de statuten van andere non-profitorganisaties in het gebied, evenals organisaties die hetzelfde soort werk doen. Dit biedt een benchmark voor zowel de industrie als de regio, waardoor de commissie een idee krijgt van hoe andere organisaties werken. De commissie verzamelt ook alle bestaande organisatorische beleidslijnen en procedures voor opname of verwijzing in de statuten. Als er geen beleid bestaat, stelt de commissie een formulering op om het probleem aan te pakken voordat de raad van bestuur dit goedkeurt.

Goedkeuring verkrijgen

Het bestuur van de organisatie keurt de statuten doorgaans bij meerderheid goed op een officiële bestuursvergadering met een quorum van aanwezige bestuurders. Het statutencomite circuleert voorafgaand aan de vergadering het concept van de statuten om bestuurders de tijd te geven om het te lezen en vragen te stellen. Als de directeuren uitgebreide veranderingen of antwoorden nodig hebben, kan de commissie bijeenkomen om haar reactie samen te stellen en een nieuw ontwerp uit te brengen. Het hoofd van de statuten is meestal een bestuurslid met een bestuurlijke rol, die de definitieve ontwerpstatuten bij de bestuursvergadering ter goedkeuring indient. Nadat het bestuur de statuten goedkeurt, vereisen organisaties gewoonlijk dat de definitieve versie wordt gepresenteerd op een volledige ledenvergadering voor bekrachtiging en goedkeuring.

Implementatietaken

Nadat de statuten door de organisatie zijn goedgekeurd en vastgesteld, stelt het statutencomité exemplaren beschikbaar op alle gebieden waar het bedrijf van de organisatie plaatsvindt. Voor organisaties met betaald personeel levert de commissie het beheer van de statuten en verplicht hen om de relevante secties toe te passen op de functieomschrijvingen van werknemers. Beleid en procedures waarnaar in de statuten wordt verwezen, moeten worden geïmplementeerd in de gebieden waarop zij van toepassing zijn, zoals het wervings- en vergoedingsbeleid voor personeelswerving.

Updates beheren

De commissie voor de statuten neemt nota van de updates die het hele jaar door nodig zijn en maakt regelmatig herziene concepten, hetzij wanneer een aantal updates en wijzigingen vereist zijn, hetzij voorafgaand aan de jaarlijkse algemene vergadering van de organisatie. De commissie volgt hetzelfde proces voor updates als voor het oorspronkelijke concept door de formulering waar nodig bij te werken, de herziene versie in circulatie te brengen en ter goedkeuring voor te leggen aan een vergadering van de raad. De statuten moeten specificeren of de goedkeuring van het bestuur voldoende is voor kleine wijzigingen, of dat de herziene statuten de goedkeuring van de leden vereisen voordat de wijzigingen worden doorgevoerd.