Te bewaren documenten voor kleine bedrijven

Belastingseizoen komt eenmaal per jaar, maar kleine ondernemers weten dat effectief belastingbeheer het hele jaar door een taak is. Staats- en federale belastingen moeten volgens een driemaandelijks tijdschema worden betaald, vergoedingen voor licenties moeten opeisbaar zijn en elke transactie moet worden geregistreerd en opgevolgd. Talrijke documentatie over hard en zacht kopiëren passeert dagelijks het bedrijf, documenten die moeten worden opgeslagen als het tijd is om deze allerbelangrijkste zakelijke belastingen in te dienen.

Zakelijke ontvangsten

Als uw bedrijf producten verkoopt, moet u uw zakelijke ontvangsten bijhouden, inclusief retouren en rechten om uw netto-inkomsten te bepalen. Dat totaal wordt verminderd met de kosten van verkochte goederen, wat uw brutowinst is. Referentie Internal Revenue Service (IRS) publicatie nr. 334 voor begeleiding.

Aankoop Records

Uw inkooprecords zijn artikelen die u hebt gekocht en doorverkocht aan uw klanten. Voor de fabrikant of producent omvat dit de kosten van gekochte onderdelen of gerelateerde materialen die worden gebruikt voor de productie tot afgewerkte producten. Verwante documentatie moet weergeven wat u voor deze aankopen hebt betaald.

Algemene uitgaven

Naast aanschafkosten, moeten algemene kosten voor het uitvoeren van uw bedrijf worden bewaard. Die documentatie, met inbegrip van geannuleerde cheques, kassatapes, boekhoudafschriften, creditcardbewijzen, kleine bedragen en facturen, moet een weerspiegeling zijn van de werkelijke bedrijfskosten. Schrijvend voor de Ohio State University, Cheryle Jones, verklaart Syracuse dat er vijf elementen zijn van een goed systeem voor het bijhouden van gegevens: een zakelijke betaalrekening, alle betalingen per cheque, klein geld gebruiken voor kleine uitgaven, vaak bonnen deponeren en ondersteunende documentatie aanbieden voor uw inzendingen .

Reiskosten

De IRS maakt aftrek van reiskosten mogelijk, inclusief reizen per bus, trein, vliegtuig of auto tussen uw huis en uw zakelijke bestemming. Taxi's van het vliegveld naar uw hotel of van uw hotel naar uw werklocatie zijn fiscaal aftrekbaar. Andere aftrekposten die u mogelijk claimt zijn onder andere logies en maaltijden, zakelijke gesprekken tijdens uw zakenreis, aanverwante tips, bagage en verzending, en een was- en stomerijservice. Zie IRS-publicatie nr. 463 voor meer informatie.

Bedrijfsmiddelen

Eigendom dat u bezit en gebruikt in uw bedrijf, omvat de activa van uw bedrijf. Verslaglegging die de jaarlijkse afschrijving van deze activa weerspiegelt en de winst of het verlies op de verkoop van een actief moet worden gehandhaafd. U moet laten zien wanneer en hoe een actief is gekocht, hoeveel u hebt betaald voor het artikel, kosten van eventuele verbeteringen, aftrekkingen genomen voor afschrijving of verlies, hoe het activum werd gebruikt en verkoopgegevens, inclusief wanneer en hoe u het activum verkocht., verkoopprijs en gerelateerde uitgaven van de verkoop moeten worden bewaard. MSN Money Central herinnert bedrijfseigenaren eraan dat "kantoorbenodigdheden, kleine handgereedschappen en algemene benodigdheden geen bedrijfsmiddelen zijn en u trekt ze af als zakelijke uitgaven voor het jaar waarin u ze koopt."

Werkgelegenheid Records

De belastingaangiften van de werkgelegenheid moeten minstens vier jaar worden bewaard en bewaard. Bedrijven moeten een record hebben van hun werkgeversidentificatienummer, de bedragen en data van alle loon-, lijfrente- en pensioenbetalingen, tips die zijn gemeld, W-2-formulieren, werkdatums. Zie IRS-webdocument Werkbelastingboekhouding voor gedetailleerde informatie.