Hoe u goede notities kunt nemen tijdens een zakelijke bijeenkomst

Nieuw beleid, wijzigingen in bestaand beleid en belangrijke aankondigingen ronden de typische kleine zakelijke bijeenkomst af. Discussies over doelen en processen leiden vaak tot een open uitwisseling van ideeën en oplossingen, waardoor noteren op zijn best moeilijk wordt voor degenen die niet zijn voorbereid. Een handig hulpmiddel voor toekomstige referentie en doorverwijzing, vergadernotities bieden een overzicht van onderwerpen die worden behandeld tijdens team- en bedrijfsvergaderingen. Goede aantekeningen maken tijdens een zakelijke bijeenkomst vereist zorgvuldige aandacht voor detail en adequate voorbereiding.

1.

Kies een techniek om aantekeningen te maken. Contouren en mindmaps vertegenwoordigen slechts een paar van de opties die beschikbaar zijn voor het vakkundig maken van aantekeningen. Contouren plaatsen de belangrijkste onderwerpen van de vergadering aan de linkerkant van de pagina, terwijl u de details en discussiepunten die betrekking hebben op dat onderwerp inspringt. Mindmaps maken gebruik van visuele aanwijzingen om gedachten, discussies en ideeën met elkaar te verbinden. Teken mindmaps door te cirkelen of een markeerstift te gebruiken om titels van hoofdonderwerpen in te kleuren. Verbind notities met een onderwerp door er lijnen naar toe te tekenen. Breng langs de lijnen aanvullende opmerkingen over de relatie tussen het hoofdonderwerp en de notities.

2.

Bereid je goed voor. Bekijk de agenda van de vergadering van tevoren. Maak op basis van de door u gewenste methode voor het maken van notities een ontwerp van de outline of mindmap. Maak een lijst met de belangrijkste spreekpunten, inclusief de naam van de presentator en zijn positie. Schrijf de datum, het tijdstip en de locatie van de vergadering boven aan de pagina.

3.

Let op. Probeer tijdens de vergadering essentiële informatie vast te leggen. Probeer niet elk woord op te nemen. Plaats vraagtekens naast gebieden die verder onderzoek vereisen en onderzoek het concept verder indien nodig na de vergadering. Wanneer de verdieping open staat voor vragen, volg dan je aantekeningen en plug in nuttige informatie die je hoort.

4.

Bekijk de notities. Na de vergadering verduidelijking van concepten en onderwerpen die aanvullend onderzoek vereisen. Voeg extra aantekeningen toe op basis van uw herinnering en volg de presentaties op met eventuele andere informatie die nodig is om het materiaal te begrijpen dat in de vergadering aan bod komt.

Tip

• Plaats alle vergadernotities in een map of map om ze gemakkelijk te kunnen raadplegen.