Hoe een situatierapport te schrijven

Situatierapporten zijn bedoeld om de details van een bepaalde gebeurtenis over te brengen, zoals rapporten van de overheid over een natuurramp of dekking van een belangrijke bedrijfsconversie. Als u wordt gevraagd om er een te maken voor uw bedrijf, speelt u de rol van verslaggever. Je moet pertinente details van de betrokken partijen verzamelen en ze samenvoegen in een samenhangend formaat dat een duidelijk beeld van de situatie schetst. Een goed gemaakt situatierapport kan uw bedrijf ten goede komen door het management en personeel de informatie te geven die nodig is om belangrijke beslissingen te nemen.

1.

Beoordeel de situatie. Bepaal welke informatie moet worden verzameld en van wie. Maak een lijst met uw doelcontacten en stel een streefdatum voor voltooiing in voor het situatierapport. Als uw bedrijf bijvoorbeeld een grote bestelling naar het verkeerde adres heeft verzonden, moet u weten welke medewerkers direct betrokken waren bij het opnemen en verzenden van de bestelling.

2.

Communiceer met elk individu dat in de eerste beoordeling is bedoeld om feedback te krijgen over de situatie. Stel open vragen en zoek naar aanvullende informatie als uw bron niet alle informatie biedt die u zoekt. Maak gedetailleerde aantekeningen en gebruik indien mogelijk een handheld-taperecorder voor interviews. Leg contactinformatie vast voor elke persoon die u interviewt, inclusief volledige naam, beroepstitel, geboortedatum, adres en telefoonnummer. In het bovenstaande voorbeeld wilt u een gedetailleerde tijdlijn opvragen van alle gebeurtenissen die mogelijk hebben bijgedragen aan het verzenden van de bestelling naar het verkeerde adres.

3.

Schrijf uw situatierapport. Vat de situatie bovenaan samen. Volg met paragrafen op een samenhangende manier gerangschikt, met vermelding van elke beslissing, evenement en detail en die hebben bijgedragen aan de situatie. Wees precies met data, tijden en feiten. Verspreid het rapport aan alle relevante personeelsleden.

4.

Follow-up van uw beginsituatierapport met regelmatige voortgangsrapporten, indien nodig.

Tips

• Bij twijfel, bevestig en verduidelijk details met uw bronnen.
• Schrijf het situatierapport op een zakelijke manier zonder uw persoonlijke gevoelens te onthullen.
• Het is handig om in omgekeerde piramide-indeling te schrijven, u te concentreren op de belangrijkste details bovenaan en vervolgens af te dalen naar de minder belangrijke feiten.
• Gebruik directe taal, vrij van jargon of jargon. Vermijd bijvoeglijke naamwoorden als je kunt.