Double Entry Accounting versus het enveloppesysteem

Een goed uitgevoerd boekhoudsysteem kan een cruciale rol spelen in de beslissingen die u neemt met betrekking tot de financiën van uw bedrijf. Twee mogelijke opties zijn het boekhoudsysteem met dubbele invoer en het enveloppesysteem. Raadpleeg een accountant of advocaat die gespecialiseerd is in financiële boekhouding voor bedrijven met specifieke vragen over de keuze van de boekhoudsystemen voor uw bedrijf.

Boekhouding en boekhouding

Boekhouding en boekhouden dienen functies die vergelijkbaar maar niet identiek zijn. Elke functie is ontworpen om een ​​nauwkeurig financieel beeld te geven voor uw bedrijf. De boekhouding bestaat uit het bijhouden van inkomsten en uitgaven en het op een zinvolle manier rapporteren van de financiële transacties van uw bedrijf. Accounting gaat het proces een stap verder en biedt een middel om de financiële gegevens met betrekking tot uw bedrijf te interpreteren. Hoewel beide functies essentieel zijn, zijn boekhoudsystemen geschikt om u de best mogelijke financiële beslissingen te nemen over de toekomst van uw bedrijf.

Double-Entry Accounting

Double-entry accounting ontleent zijn naam aan de uitvoeringsmethode: elke financiële transactie wordt twee keer ingevoerd op elke regel van het werkblad - één keer als een afboeking en één keer als een actief of een tegoed. Gewoonlijk geeft de linkerkant van een dubbel boekhoudkundig werkblad de debiteringen weer; de rechterkant toont credits. Elke transactie tweemaal invoeren biedt een ingebouwd middel om de nauwkeurigheid van uw financiële administratie te verbeteren. Als het aantal afschrijvingen niet overeenkomt met het aantal credits op een boekje met dubbele boekhouding, weet je dat je ergens een fout hebt gemaakt.

Envelop systeem

Veel huishoudens gebruiken een zeer eenvoudige vorm van het boekhoudsysteem van enveloppen, door geld in geëtiketteerde enveloppen te plaatsen die zijn gelabeld met verschillende items in het huishoudbudget. Geld wordt verwijderd uit enveloppen die overeenkomen met een bepaalde uitgave, zoals boodschappen of autokosten, en het huishouden houdt het bij door de juiste envelop te markeren wanneer een transactie wordt uitgevoerd. Kleine bedrijven passen het enveloppesysteem aan door software te gebruiken die virtuele enveloppen creëert met verschillende uitgaven, zoals kantoorbenodigdheden en loonadministratie, met het bijhouden van elektronische bestanden met uitgaven van elke virtuele envelop.

Een boekhoudsysteem kiezen

Het enveloppesysteem kan geschikt zijn voor een klein bedrijf met relatief ongecompliceerde financiën. Toch is er meer ruimte voor fouten, zoals een gemiste invoer, dan voor een boekhoudsysteem met dubbele invoer. Aan de andere kant kunnen boekhoudsystemen met dubbele invoer te complex zijn voor kleine bedrijven. Ze zijn ook niet waterdicht, omdat het nog steeds mogelijk is om een ​​fout te maken bij het invoeren van een debet of een tegoed. Niettemin, voor grote bedrijven of voor bedrijven van elke omvang die worden verhandeld, worden openbaar verhandeld, zijn boekhoudsystemen met dubbele invoer van essentieel belang om te voldoen aan de normen van algemeen aanvaarde boekhoudprincipes, of GAAP, opgesteld door de Financial Accounting Standards Board.